BAS Управління торгівлею

Основні відмінності BAS Управління торгівлею (УТ) 3 від 1С:Підприємство 8. Управління торгівлею для України (УТ) 3.1:

• новий інтерфейс;
• додана можливість СМС розсилки (АльфаSMS, TurboSMS)
• додані нові Довідники «Мобільні комп'ютери», «Мобільні додатки»: для зберігання інформації, що використовується при роботі торгових представників і для обміну даними між мобільним комп'ютером (КПК) і базою даних підприємства;
• доопрацьовані деякі Довідники: наприклад, в «знижки і націнки» додана нова можливість надавати знижку на будь-яку номенклатуру, на номенклатуру зі списку, на сегмент номенклатури, на номенклатуру з відбору, а не тільки на цінову групу, як це було раніше. Після надання знижки в Чеку ККМ можна побачити, на яку конкретно позицію була надана знижка;
• доопрацьовані деякі документи, а саме, документ «Розрахунок собівартості» в BAS УТ проводиться тільки автоматично при закритті місяця або при установці Регламентного завдання.
• вбудовані обробки для внесення початкових даних;
• додано новий мобільний додаток «Монітор ERP» для перегляду показників і звітів на мобільних пристроях;
• перегруповано розділи обліку, наприклад, документи, пов'язані з плануванням, виведені в окремий Розділ; «Фінанси» розділені на 2: «Казначейство» і «Фінансовий результат і контролінг»;
• видозмінені деякі звіти, зокрема: звичний звіт «Залишки коштів» в новій конфігурації розділений на 2: Відомість по коштах і Грошові кошти у підзвітних осіб.
• додані нові звіти для додаткового контролю та аналізу фінансової діяльності підприємства:

* Звірка банківських виписок: Звіт, призначений для укрупненої звірки даних системи про наявні безготівкові грошові кошти підприємства з виписками банку; Дозволяє виявити розбіжності між занесеними даними і банківськими виписками, які були завантажені з допомогою обробки.

* Звірка даних партіонного обліку і собівартості;

Допоможе виявити розбіжності і помилки партіонного обліку.

* Звіти для адміністратора: Активність користувача, Аналіз активності користувачів, Контроль журналу реєстрації; Тривалість роботи регламентних завдань; Відомості про користувачів і зовнішніх користувачів;

* Універсальний звіт.

Його дуже не вистачало для досвідчених користувачів в попередніх версіях.

Функціональні можливості BAS Управління торгівлею

Закупки в BAS Управління торгівлею (УТ)

Закупки в BAS Управління торгівлею представляють собою набір інструментів для ефективного планування оптимальної наявності товарів на складі. Користувачам надана можливість гнучкого налаштування від простого до складного планування. Розглянемо інтерфейс з інструментами менеджера із закупок на малюнку нижче.

При включенні налаштувань з використанням Замовлень постачальників, відкривається можливість користувачів фіксувати план-фактний аналіз надходження товарів, інформацію про планові надходження товарів, їх ціни і планування фінансування закупок.

У документі "Замовлення постачальнику" передбачена аналітика по його статусам, що дозволяє відстежити етапи його виконання, а також зробити це з використанням автоматизованих бізнес-процесів.

Вбудований функціонал по визначенню графіка і форми оплати дозволяє отримати розгорнуту інформацію про графік і види необхідного фінансування закупок.

У звіті "Платіжний календар" будуть відображені дати і суми оплат, обумовлені угодами з постачальниками. Документ "Заявка на витрачання грошових коштів" підтверджує готовність відділу закупок до оплати закупок, але в той же час, залишає інструменти управління для фінансового відділу.

Документ "Замовлення постачальникові" є відправною точкою для формування всіх документів, пов'язаних із закупками і аналізом ще на етапі планування. Всі документи формуються автоматично по кнопці "Створити на підставі".

Швидкий аналіз комплексних показників в BAS Управління торгівлею забезпечують різноманітні звіти, які доступні в тому числі і в "Журналі замовлень постачальникам".

Автоматичне формування документів "Замовлення постачальникам" передбачено як в спрощеному варіанті, так і в розширеному - все доступно в налаштуваннях, як і в 1С:Підприємство 8. Управління торгівлею для України.

У спрощеному варіанті доступна функція створення замовлення "За потребами",

в якій відкривається помічник "Формування замовлень постачальникам" із змінними і керованими елементами для створення документа "Замовлення постачальникові".

Розширений варіант налаштування відкриває можливість використання таких інструментів планування, як "Стратегія забезпечення запасів", яка дозволяє планувати закупки, виходячи з потреб, сформованих Замовленнями покупців, або підтриманням мінімального запасу (фіксована величина або розрахункова за статистичними показниками).

Розглянемо приклади Способів забезпечення запасів:

Для складання планів закупок за періодами використовується документ "План закупок". На підставі даного налаштування буде доступне створення документа "Замовлення постачальникові" за планами.

В оперативному режимі відстежити забезпечення запасів і внести корективи дозволить обробка "Стан забезпечення замовлень".

Оптові продажі в BAS Управління торгівлею (УТ)

Оптові продажі мають на увазі перехід права власності конкретному клієнтові.

Робота з клієнтом може починатися з складання Комерційної пропозиції, в якій відображаються попередні домовленості про майбутні продажі. Складання цього документа не є обов'язковим, але допомагає планувати роботу з клієнтом.

Умови оптових продажів задаються при налаштуванні параметрів системи в розділі CRM і продажі.

Налаштування визначають форму документів, поля, доступні і обов'язкові для заповнення, порядок реєстрації господарських операцій.

У програмі передбачена можливість роботи з використанням угод з клієнтами і без використання угод.

В угодах фіксуються типові або індивідуальні умови, які будуть автоматично підставлятися в документи, пов'язані з продажами: в Замовлення клієнтів (при їх використанні), Реалізацію товарів і послуг.

Так, в угоді визначається порядок використання договорів, види цін, графіки оплати, умови відвантаження, режим оподаткування та інші умови.

Також передбачена можливість роботи з використанням договорів з клієнтами, замовлень клієнтів або без їх використання.

Якщо опція Договори з клієнтами відключена, в угоді не може бути заданий порядок розрахунків відповідно до договору.

Торгівля через торгових представників можлива тільки при використанні замовлень.

У програмі BAS Управління торгівлею передбачена гнучка система налаштувань використання замовлень.

Замовлення клієнта може виступати підставою:

- тільки для формування рахунку на оплату (при включенні опції Замовлення як рахунок).

- для резервування товарів, що є на складі (Опція Замовлення зі складу). При цьому залишається доступною можливість формування рахунку при статусі замовлення До відвантаження. При недостатній кількості товару на складі документ не може бути проведено, про що видається повідомлення.

- для резервування і формування потреб на замовлений товар (Замовлення зі складу та під замовлення).

Замовлення може бути проведене і при відсутності товару на складі. Замовлення отримує статус До забезпечення, а відвантаження проводиться в міру забезпечення замовлення.

Якщо в замовлення потрапляють товари, що наявні на складі, кількість доступних дій збільшується: товар може бути відвантажено, зарезервовано (за кількістю товару на складі), або зазначено до забезпечення (за кількістю товару, якого бракує).

Дата відвантаження може бути встановлена одна на всі позиції замовлення (галочкою активована опція Відвантажувати однією датою), а може встановлюватися окрема дата на кожну позицію замовлення.

У замовленні можуть бути конкретизовані правила оплати.

При цьому, графік доступний для редагування: сума платежу буде розподілятися відповідно до відсотків. Рахунки на оплату формуються на дати платежу відповідно до розподілених сум.

Документом, що підтверджує перехід права власності на товар, є «Реалізація товарів і послуг».

При активній опції «Замовлення клієнтів» доступна можливість формування документа продажу із Замовлення. Заповнення полів документа відбувається автоматично даними документа-підстави. Можливе формування рахунків як на підставі Замовлення клієнта, так і на підставі документа реалізації.

Для полегшення і прискорення роботи менеджера з продажу можна скористатися «Помічником продажів», який доступний в меню «Продажі».

Помічник продажів дозволяє послідовно обробити запит клієнта, сформувати пакет необхідних документів.

При підборі товару можливий контроль наявності товару на складах. Необхідна кількість задається менеджером, ціна може коригуватися, також є можливість задавати знижки.

Підібрані товари відображаються в «Кошику». Потім послідовно уточнюються умови оплати і відвантаження.

І, нарешті, формуються необхідні документи.

Можливість здійснення комісійної торгівлі задається при налаштуванні продажів.

При передачі товару на комісію право власності на товар не передається. З комісіонером укладається окремий договір комісії.

Передача товару оформляється документом «Реалізації товарів і послуг» з видом операції «Передача на комісію».

У звітах комісіонерів відстежується інформація про продані товари, списані товари (при псуванні або втраті товару), а також розмір комісійної винагороди (на відповідній вкладці).

Надходження оплати за проданий товар оформляється документом:

• Надходження грошових коштів - при безготівковому розрахунку.
• Прибутковий касовий ордер - при розрахунку готівкою.

І в тому, і в іншому випадку вибирається вид операції "Надходження оплати від клієнта".

Документом-підставою надходження безготівкових коштів при оформленні оптових продажів може бути:

• Замовлення клієнта.
• Рахунок на оплату.
• Звіт комісіонера про продажі.
• Договір з контрагентом.

Аналогічно оформляється надходження готівкових коштів, при цьому формується документ «Прибутковий касовий ордер».

Набір звітів дозволяє проаналізувати як кількісні, так і вартісні показники оптових продажів. Доступні звіти визначаються роллю користувача і його потребами.

Стандартний набір звітів, доступний менеджеру з продажу, надає інформацію, необхідну для здійснення торгових операцій і їх аналізу.

Звіт по доступних для продажу товарах дозволяє відстежити не тільки залишки товарів на складі, а й врахувати ту частину товарів, яка зарезервована на замовлення або відвантажується по документам реалізації.

Звіт можна формувати за кожним окремим складом або по всіх складах одночасно.

Інформацію по зарезервованому або відвантаженому товару можна подивитися, відкривши документ-підставу, доступ до якого з'являється за подвійним клацанням лівою кнопкою миші.

Для контролю стану розрахунків з клієнтами передбачені звіти:

Відомість розрахунків з клієнтами. Звіт дозволяє відстежити борг клієнта перед організацією, борг організації перед клієнтом в цілому і в розрізі договорів.

Заборгованість клієнтів за термінами. Звіт систематизує інформацію по заборгованостях з розбивкою на періоди. При формуванні звіту по клієнтах дозволяє оцінити надійність партнера, планувати подальшу роботу з ним.

Також можуть бути налаштовані звіти по комісійній торгівлі і за результатами оптової торгівлі.

У звітах по комісійних продажах відображається інформація по товарах, переданих на комісію, і стану розрахунків з комісіонерами.

У звіті "Товари, передані на комісію" в розрізі організацій пономенклатурно відстежується, який товар був переданий комісіонеру, чи був він проданий або списаний, який залишок не реалізований.

У звіті "Стан розрахунків з комісіонерами" відслідковуються взаємні заборгованості підприємства і комісіонерів. Є можливість відбору за періодом, за організацією, за комісіонерами.

Валовий прибуток доступний для аналізу в розрізі організацій, підрозділів і менеджерів.

Додаткова деталізація і конкретизація забезпечується через налаштування звітів.

РОБОЧЕ МІСЦЕ КАСИРА (РМК) або Роздріб в BAS Управління торгівлею (УТ)

РМК містить всі найважливіші дані для здійснення швидкого продажу:

• ціни і інформацію про наявність товарів;
• можливість пошуку товарів з використанням цілого набору різнобічних механізмів: пошук по штрихкоду, по частині найменування, по каталогу (ієрархії), по ціновому діапазону, по конкретному сегменту товарів;
• функція перегляду товарів "Тільки в наявності на складі" дозволяє значно скоротити час продавцеві при спілкуванні з клієнтом.

РМК розроблено максимально універсально і може підходити для роботи як продавцеві, який не має відношення до каси, так і касиру на автоматизованій касі (як в супермаркеті). Продавець завжди має під рукою багатофункціональні опції РМК і може швидко зорієнтуватися з усіх питань клієнта, а також відразу ж зарезервувати товар для свого покупця.

РМК має величезні можливості в налаштуваннях, що дозволяє вирішувати всі виникаючі питання без залучення обслуговуючих компаній і програмістів.

У вікні налаштування РМК вибираємо: набір гарячих клавіш, при необхідності - авторизація продавця по штрих-коду бейджика, необхідно чи ні вказувати окремо продавця в чеках, доступні каси і еквайрингові термінали.

Наприклад, подивимося як може виглядати цей же РМК у касира, якому потрібно тільки відобразити оплату чека.

ОПЕРАЦІЙНА ЗМІНА КАСИРА В ПІДСИСТЕМІ РОЗДРІБ

Системний облік касових операцій дуже схожий в двох конфігураціях BAS і 1С:Підприємство 8. Управління торгівлею для України (УТ 3) і передбачає всі необхідні функції для простоти і автоматизації роботи магазину або роздрібної торгової точки.

Видача грошових коштів в торгову точку з офісу здійснюється документом "Видатковий касовий ордер" з видом операції "Видача в касу ККМ".

Касир одним натисканням може побачити, яку суму він очікує від офісу, і натисканням кнопки "Прийняти в касу" підтверджує отримання грошових коштів.

У будь-який момент продавець може використовувати різні підходи в пошуку товарів. Після пошуку товарів "По частині рядка" тут же є можливість додати товар в кошик, скориставшись сканером штрих-кодів.

РМК дозволяє використовувати механізми як автоматичних знижок (з доступом до перегляду, яка саме знижка спрацювала в чеку покупця), так і ручних знижок (якщо касиру надані права на ручні знижки).

Всю повноту можливості налаштування автоматичних знижок можна побачити у виборі різних налаштувань для визначення умов знижок, акцій, подарунків і навіть округлення загальної суми чека...

Дуже важлива наявність функції поділу продажів між продавцями.

Також в одному чеку клієнту вийде зафіксувати різних продавців.

Більш того, продавець сам може створити Чек на продаж клієнту з функцією "В резерв" або "Відкласти". Тим самим товар буде зарезервований під покупця, а касир швидко знайде вже готовий чек в системі і зможе оформити оплату.

У звіті "Валовий прибуток роздробу по підрозділам" є налаштування, по якому доступна аналітична інформація за обсягом продажів окремо кожного продавця (менеджера), по самим продаваним або прибутковим товарам - все доступно в нескінченній гнучкості налаштувань звіту.

Використовуючи РМК, касир завжди має під рукою надійного помічника, який дозволить озвучити клієнту суму знижки чи, наприклад, оплатити чек частково готівкою, частково через еквайринговий термінал.

РМК буде кращим інструментом при використанні безлічі маркетингових заходів, бо дозволяє автоматизувати всі випадки, які виникають в роздрібній торгівлі.

Касир без проблем оформить "Чек на повернення", при цьому збережеться зв'язок з документом-підставою – «Чеком на продаж».

Ефективне управління роздрібними продажами не в останню чергу забезпечується наявністю бонусних програм, які використовуються в накопичувальних дисконтних картах покупців.

Гнучкість налаштування подарункових сертифікатів дозволяє маркетологу йти вперед, обходячи конкурентів і не озиратися на можливості автоматизованої системи - все вже готово до продуктивної роботи!

Автоматично формується документ "Звіт про роздрібні продажі", який містить в собі повну інформацію про продажі:

• реалізовані товари і повернення;
• продаж по клієнтах/по продавцях;
• оплати платіжними картами, подарунковими сертифікатами, бонусними балами.

В кінці зміни касир з легкістю проведе операцію інкасації в РМК.

Інкасація і переміщення грошей під повним контролем, жодна операція не залишиться непоміченою.

Інкасація роздрібної точки, оформлена документом "Виїмка грошових коштів з каси ККМ" повинна бути підтверджена отриманням інкасації в офісі документом "Прибутковий касовий ордер".

Розгорнута аналітика звіту "Грошові кошти в касах ККМ" дає можливість отримати вичерпну інформацію про фінанси в роздрібній точці.

На особливу увагу заслуговують оплати платіжною карткою (оплати через еквайринговий термінал) в BAS Управління торгівлею (УТ)

Всі оплати через термінал за касову зміну збираються загальним підсумком в документі "Звіт про роздрібні продажі" на закладці "Оплата платіжними картами".

Бухгалтер, відображаючи надходження безготівкових коштів від еквайєра, зможе повністю проконтролювати всі операції.

Програма автоматично відображає номери платіжних карт, за якими ще не було відображено надходження грошових коштів від еквайєра.

Графічне відображення динаміки продажів за групами товарів допоможе в прийнятті своєчасних управлінських рішень.