Передпроектне обстеження

Передпроектне обстеження (ППО) – комплекс заходів, спрямованих на аналіз поточної ситуації в компанії та опрацювання варіантів рішень щодо оптимізації бізнес-процесів для досягнення поставлених цілей. ППО, проведене експертами FinSoft, виключає оптимізацію «наосліп». Кожне рішення приймається на основі реальних даних та детального аналізу.

Коли необхідно проводити ППО

У процесі розвитку компанія використовує різні програмні продукти для покращення та спрощення роботи співробітників. Згодом деякими з них перестають користуватися. Інші програми обростають користувачами, доповнюються синхронізаціями з різними системами і стають дуже необхідними для ефективної роботи, але при цьому важко адаптуються під вимоги, що змінюються.

Як результат, керівники компанії ухвалюють рішення про реавтоматизацію бізнес-процесів. З його допомогою планується вирішити проблемні питання системи обліку та управління бізнес-процесами, наприклад:

1. Впровадити сучасну систему автоматичного розрахунку відрядної виробничої зарплати. Це дозволить мінімізувати години, що витрачаються на виконання такого завдання, та отримати більш якісну інформацію про собівартість продукції.
2. Забезпечити своїй компанії конкурентність над ринком завдяки автоматизації процесів.
3. Використовувати актуальні та точні дані щодо поточного стану бізнесу.

Проблеми системи, що використовується, виявляються в процесі передпроєктного обстеження, адже його основне завдання – виявлення «вузьких місць» системи та розробка шляхів вирішення складнощів.

У FinSoft ми рекомендуємо клієнтам проведення обстеження, якщо заплановані:

• впровадження ERP чи інтеграція CRM-системи;
• масштабування бізнесу;
• оптимізація існуючих процесів;
• запуск цифрової трансформації;
• інтеграція розрізнених рішень;
• впровадження систем автоматизації.

Зазвичай його проводять перед глобальними змінами чи запровадженням нових систем. Обов'язково при оптимізації чи автоматизації бізнесу.

Для чого проводять передпроєктне обстеження

Система управління бізнес-процесами – це комплекс програм чи модулів документообігу. Для ухвалення виваженого рішення за оптимальною схемою майбутньої автоматизації необхідний короткий зріз ключових об'єктів та «потоків» інформації у компанії, тобто опис «як є» як блок-схеми. На ній наочно зображується зв'язок між наявними процесами у компанії, візуалізуються зв'язки між підрозділами та наочно відображаються існуючі «розриви» у документообігу. Відштовхуючись від схеми "як є", виконується побудова матриці переходу до схеми "як буде".

Для розуміння учасниками процесу автоматизації використовуються блок-схеми. Вони наочно показують трансформацію основних блоків від «як є» до «як буде». Усі учасники робочої групи автоматизації починають говорити однією мовою, визначаються головні та другорядні цілі у проекті.

Які документи відображають результати проведення ППО

Підсумком ППО стає отримання «дорожньої карти» до впровадження, через яку проходять усі плани та роботи. Наші експерти розробляють пакет документів:

1. Звіт про проведене обстеження.
2. Цільове рішення – опис процесів «як має бути».
3. Вимоги та рекомендації.
4. Технічне завдання.

Таким чином, проведення ППО дає чітку картину наявної ситуації та того, що потрібно зробити, щоб досягти бажаних результатів.

Передпроєктне обстеження: основні етапи

Процес проведення ППО можна умовно розбити на кілька етапів:

1. Збір інформації. Експерт аналізує існуючу систему, виявляє «вузькі місця», які заважають виконанню поставлених завдань. Аналітик використовує різні інструменти:
   • інтерв'ювання ключових співробітників – опитування для виявлення позитивних та негативних моментів у роботі з програмою, побажань щодо покращення тощо;
   • вивчення документації – задля встановлення шляху документообігу;
   • огляд робочих місць, складів та приміщень – для виявлення на робочих місцях складнощів, які можуть стати причиною невдалого впровадження проєкту (наприклад, поганий інтернет на складі може сповільнити роботу складу);
   • вивчення комунікаційних та логістичних зв'язків – з метою можливої оптимізації;
   • вивчення ІТ-архітектури – визначення її відповідності майбутньому проекту.
2. Аналіз даних. Отримана інформація аналізується та структурується, виявляються «вузькі місця». Результати оформлюються звітом. Окрема увага приділяється опису та аналізу ІТ-архітектури, оскільки в сучасних умовах вона дуже впливає на успішність впровадження проєкту в цілому.
3. Аналіз можливих варіантів реалізації завдань. Це можуть бути рекомендації щодо зміни бізнес-процесів, доробок системи або використання більш функціонального програмного продукту.
4. Погодження оптимальних шляхів вирішення поставлених завдань. Відбувається відбір кращого варіанта та узгодження його із замовником.

Формалізація результатів дослідження виконується у вигляді звіту про проведення передпроектного обстеження, в якому фіксуються всі результати та висновки. Цей документ надалі може використовуватись як специфікація вимог до облікової системи. На його основі розробляють ТЗ на конкретні завдання.

Скільки часу займає ППО

Терміни проведення ППО залежить від різних чинників. До ключових із них належать:

• глибина дослідження;
• масштаби об'єкта, що досліджується;
• перелік поставлених завдань тощо.

Залежно від глибини дослідження, ППО можна розділити на повне та експрес-обстеження. Останнє дозволяє швидко зібрати та проаналізувати інформацію з ключових питань, без глибокого вивчення бізнес-процесів. Воно проводиться для попередньої оцінки масштабів та визначення можливих складнощів впровадження. Термін проведення такого обстеження займають у середньому близько двох тижнів. Результат такого ППО – звіт із загальними рекомендаціями щодо впровадження.

Для повноцінної оцінки всіх процесів для підприємства рекомендується проведення повного ППО. За його результатами можна проводити використання. Залежно від масштабів проєкту таке обстеження займає від кількох тижнів до кількох місяців. Підсумком стає звіт із розписаними нюансами існуючої системи, переліком проблем та завдань, а також шляхами реалізації проекту.

Результати ППО

За результатами повного та експрес-ППО можна отримати як терміни, так і вартість майбутнього впровадження. Однак враховуйте, що за підсумками повного передпроєктного обстеження оцінка буде більш точною.

Переваги проведення обстеження експертами FinSoft

• ППО, виконане аналітиками нашої компанії, дає кілька важливих переваг:
• об'єктивну оцінку поточних бізнес-процесів;
• виявлення реальних «вузьких місць» та точок оптимізації;
• зниження ризиків при впровадженні нових систем та автоматизації;
• формування чіткого плану переходу від «як є» до «як буде»;
• точну оцінку термінів та бюджету майбутнього проекту.

Корисними супутніми послугами від FinSoft стануть оренда сервера для створення надійної та продуктивної IT-інфраструктури, а також інформаційно-технологічний супровід (ІТС), що забезпечує стабільну роботу впроваджених програмних рішень та підтримку користувачів. Вибираючи партнерські відносини з нашою компанією, ви отримуєте комплексний підхід до реалізації проекту. У його основі – професіоналізм та уважне ставлення до потреб клієнта. Замовляйте послуги IT у FinSoft – ми завжди беремо на себе відповідальність за отриманий результат та успішно реалізуємо завдання будь-якого рівня складності.