AIRDoc

Функціонал сервісу ІТС «AIRDoc»

«AIRDoc» — модуль розпізнавання документів, вбудований у програми BAS. На вхід він приймає зображення або електронну таблицю, а на виході видає заповнений документ надходження товару. Конкретніше сервіс:

• • зчитує текстову інформацію з фотографій, сканів і знімків «з рук» у форматах PDF, JPG, PNG, а також з електронних таблиць у форматах PDF та XLS
  • самостійно виокремлює ІПН контрагента, дату документа, суму, ставку ПДВ і номенклатуру товарів
  • контролює математичну коректність кожного рядка: перемножує ціну на кількість і звіряє з указаною сумою, перевіряє загальний ПДВ і виводить єдину ставку податку для документа, підставляючи її одразу в усі позиції
  • на основі отриманих даних формує прибуткову накладну, готову до проведення в обліковій системі

Чому клієнти обирають AIRDoc

1. Швидкість обробки

Час на заповнення накладної скорочується у кілька разів порівняно з ручним набором даних. Конкретна економія залежить від складності пакета файлів, але в середньому автоматизація дозволяє співробітникам відкладати рутину на користь завдань, що справді потребують їхньої уваги.

2. Достовірність даних

Реквізити розпізнаються автоматично, проте останнє слово завжди залишається за оператором: він бачить результат ще до того, як дані потраплять в облік, і може виправити будь-яке значення. Такий подвійний контроль істотно знижує кількість помилок, типових саме для ручного введення.

3. Готовність до будь-яких обсягів

Байдуже, обробляється один документ чи сотня — принцип роботи сервісу від цього не змінюється. На відміну від людини, алгоритм не втомлюється і не втрачає концентрації після серії однотипних операцій, тому швидкість і якість розпізнавання лишаються стабільними навіть за зростання навантаження.

4. Робота з різними форматами файлів

Приймає вхідні дані у форматах PDF, JPG, PNG, а також електронні таблиці XLS і XLSX — конвертувати файли вручну перед завантаженням не потрібно.

5. Прямий зв'язок з обліковою системою

Сервіс не є окремою програмою — він працює всередині продуктів для автоматизації бізнесу і не потребує встановлення стороннього софту чи додаткових плагінів.

Як підключити сервіс «AIRDoc»

Доступ до сервісу можливий лише за наявності діючої ліцензії на основну поставку BAS для автоматизації бізнесу (перелік сумісних конфігурацій — у розділі «Програми, в яких реалізовано сервіс»).

Умови надання доступу:

• підписка прив’язується до основної поставки й доступна користувачам будь-якого продукту BAS для автоматизації бізнесу
• кількість юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців чи фізичних осіб (за кодом ЄДРПОУ, ІПН або РНОКПП), які можуть працювати в межах однієї підписки, не обмежена
• ліміти рахуються за двома незалежними лічильниками — окремо для розпізнаних зображень і окремо для аркушів електронних документів; обидва запускаються одразу з моменту оформлення підписки

Дія тарифу завершується, щойно настає перша з двох умов — спливає термін підписки або вичерпується ліміт хоча б за одним із лічильників; відлік обох лічильників стартує одразу після реєстрації доступу.

Сервіс постачається у складі типових конфігурацій BAS (докладний перелік — у розділі нижче) і оновлюється автоматично разом із релізами програм.

Покроковий порядок роботи з AIRDoc

1. Відкрити обробку AIRDoc прямо з картки документа надходження
2. Обрати та завантажити файл постачальника
3. Для багатосторінкових файлів — переглянути сторінки й позначити ті, що підлягають розпізнаванню (файли Excel обробляються повністю та автоматично)
4. Запустити розпізнавання
5. Переглянути таблицю, яку сформував сервіс
6. Погодити запропоновану номенклатуру або підібрати іншу
7. Порівняти підсумкові суми, ПДВ і суми, розраховані по рядках, із даними у файлі
8. Перенести перевірені рядки в обліковий документ

Підбір і створення номенклатури

Для кожного розпізнаного рядка сервіс шукає відповідник у довіднику номенклатури. Знайдений варіант одразу з’являється в таблиці — користувач може прийняти його або замінити на інший вручну.

Таблицю можна редагувати повністю: дописувати рядки, яких бракує, прибирати зайві, змінювати кількість, ціну та решту показників, отриманих під час розпізнавання.

Коли потрібної номенклатури в базі ще немає, її створюють, не виходячи з обробки. Вибір одного рядка відкриває картку нової позиції для перевірки перед записом; щойно картку збережено, номенклатура автоматично підставляється в цей рядок і в усі наступні рядки з ідентичною назвою.

Якщо позначити кілька рядків одразу, сервіс запропонує створити номенклатуру для всіх обраних позицій за один крок — без відкриття окремих карток, підтвердивши лише одну дію.

Ступінь відповідності знайденої номенклатури показує кольоровий маркер:

• зелений — збіг високий
• жовтий — збіг частковий, варто перевірити вручну
• червоний — збігів не знайдено або схожість мінімальна

Назву товару можна виправити вручну прямо в таблиці. Після редагування сервіс спершу шукає точний збіг у довіднику, а якщо його немає — надсилає цей рядок на повторне розпізнавання через AIRDoc.

Сумісні програмні продукти

Наразі функціонал AIRDoc доступний у:

• BAS Бухгалтерія (редакції Базова, ПРОФ, КОРП), починаючи з релізу 2.1.34

Цей перелік не остаточний — розробники планують поступово підключати сервіс до інших продуктів лінійки BAS.