Інструкція користувача BAS: Заповнення довідника Партнери, Контрагенти

Заповнення довідника "Партнери" ("Контрагенти") в BAS

Сьогодні ми поговоримо про заповнення одного з головних довідників, без якого неможливо обійтися в роботі в BAS - це довідник "Партнери".

В якості приклада, для настроювання, ми взяли конфігурацію BAS - Управління торгівлею 3.2.

У довіднику "Партнери" зберігатимуться всі дані про постачальників, покупців, банки, державні органи.

Заходимо в НДІ і адміністрування - Партнери.

Переходимо до довідника "Партнери", тут діє трохи інший принцип, ніж при створенні інших довідників. (Ви не можете створити групи, наприклад для номенклатури, довідник не ієрархічний). Але це не є недоліком, тому що для об'єднання партнерів за будь-якими загальними властивостями є інші механізми.

Створення нового "Партнера"

Для створення нового партнера спочатку відкривається не картка довідника, а "Помічник реєстрації нового партнера", в який вводяться лише загальні дані. Більшість полів є обов'язковими і цьому етапі їх можна пропустити, заповнивши пізніше.

На цій сторінці можна вибрати ким є партер, компанія або приватна особа, вказати ідентифікаційні дані партнера (про це докладніше пізніше), найменування, контактну інформацію. 

Тип відносин, вибираємо  ким є для нас Партнер, клієнтом, постачальником. Можна проставити відразу кілька галочок, наприклад, Партнер може бути одночасно як клієнтом, так і постачальником і при цьому не потрібно створювати окремо постачальника та клієнта. Приналежність також впливатиме на відображення партнерів у журналах Клієнти, Постачальники (У меню Продажі, Покупки відображається той самий довідник, але з відповідним фільтром).

Група доступу служить для організації роздільного доступу до партнерів.

Сегмент – гнучкий механізм, що дозволяє розділити Партнерів на різні категорії. Можна визначити належність Партнера до будь-якої сфери діяльності, обсягу продажів, значущості для організації та ін. Також сегменти можна використовувати для заборони відвантаження у разі перевищення суми або терміну боргу. На відміну від груп можна присвоїти кілька різних значень і використовувати їх для формування звітів, а також призначити відповідального менеджера за кожен сегмент.

Цей та інший пункт можна пропустити та заповнити пізніше.

На останній сторінці заповнення помічника можемо перевірити введену інформацію та створити партнера. Партнер створено, і тепер ми можемо детально заповнити всю необхідну інформацію. Зупинимося на деяких моментах.

"Контрагенти та Партнери"

Важливо розуміти, що Контрагенти та Партнери це не одне й теж. До складу Партнера може входити кілька контрагентів, наприклад, у нас є клієнт мережа магазинів і ми можемо кожен окремий магазин завести в базу як окремого контрагента, а саму мережу як партнера. У кожного партнера має бути як мінімум один контрагент, але залежно від налаштувань ці довідники можуть бути використані як один.

Контрагента можна створити на етапі створення партнера, і пізніше.

Далі заповнюємо усі податкові дані про контрагента. Це вам стане в нагоді не тільки для друку документів, але і для пошуку, тому що буває контрагенти з однаковими назвами, але при пошуку через ЄДРПУ в довіднику "Контрагенти" ви зможете знайти швидко того хто вам потрібен.

Банківські рахунки. Кожному контрагенту можна створити один або кілька рахунків.

Договори

Як ми вже говорили вище, той самий партнер одночасно може бути як клієнтом, постачальником, так і мати інші відносини з нашою організацією. Відповідно, щоб розділити ці відносини в договорі також передбачено пункт "Тип відносин". Залежно від вибраного типу, у картці договору можуть відображатися настройки, що відповідають даному пункту.

У налаштуваннях договору можна вибрати валюту взаєморозрахунків, деталізацію розрахунків тощо.

Деталізація розрахунків може вестися на замовлення, за договором загалом і за накладними. Можна створювати кілька договорів із різними видами взаєморозрахунків. Вид взаєморозрахунків необхідний для обліку взаєморозрахунків з клієнтом і від цього залежить відображення правильної заборгованості між вами і контрагентом. Тобто якщо у вас вказаний вид взаєморозрахунків За замовленнями, то отже з цим клієнтом ви повинні працювати на підставі замовлень, і у звіті із заборгованостей заборгованість сумуватиметься на підставі всіх створених вами замовлень. Важливо не забувати вказувати замовлення при відвантаженні/оплаті для обліку цих документів при формуванні звітів із заборгованості. Аналогічна ситуація при створенні виду взаєморозрахунків на підставі накладних.

Якщо у вас простий вид взаєморозрахунків, вибираєте "По договорах".

Корисна особливість, якщо обраний договір з покупцем і стоїть деталізація За договорами або За замовленнями, можна обмежити відвантаження товарів/послуг за наявності боргу у контрагента.

Контакти

Тут все як завжди, заповнюються контактні дані (телефони, адреси юридичні та фізичні, електронні адреси, дні народження).

Взаємодії

Повноцінна CRM система управління взаємовідносинами з партнерами. Необхідна переважно для менедежерів. Сюди можна внести всю інформацію про заплановані події (зустрічі, дзвінки, електронні листи), так само зберігається історія всіх подій, що відбулися.

З іншими корисними темами ви можете ознайомитися в нашій базі знань

Якщо Ви ще не придбали цю програму, у Вас є чудова можливість це зробити в нашому магазині

Крім цього, ми надаємо послуги Супроводу BAS. 

Також Ви можете ознайомитися з нашими розробками для програми BAS

Також, наша компанія проводить навчання за курсами:

• Авторські курси BAS
• Онлайн курси BAS

Навчання проводиться у вечірній час, що дозволить вам не відриватися від роботи або навчання, практикуючим програмістом нашої компанії.

Якщо у вас залишилися питання, Ви завжди можете звернутися до наших аналітиків за телефонами:
(093) 090-70-20
(095) 090-70-20
(068) 090-70-20