Инструкция пользователя BAS: Заполнение справочника Партнеры, Контрагенты

Заполнение справочника "Партнеры" ("Контрагенты") в BAS

Сегодня мы поговорим о заполнении одного из главных справочников без которого невозможно обойтись в работе в BAS - это справочник "Партнеры".

В качестве примера, для настройки, мы взяли конфигурацию BAS - Управління торгівлею 3.2.

В справочнике "Партнеры" будут храниться все данные о поставщиках, покупателях, банках, государственных органах.

Заходим НДИ и администрирование - Партнеры.

Переходим в справочник "Партнеры", здесь действует немного другой принцип, чем при создании других справочников. (Вы не можете создать группы, как например для номенклатуры, справочник не иерархичен). Но это не является недостатком, так как для объединения партнеров по каким-либо общим свойствам есть другие механизмы.

Создание нового "Партнера"

Для создания нового партнера первоначально открывается не карточка справочника, а "Помощник регистрации нового партнера" в который вводятся лишь общие данные. Большинство полей не являются обязательными и на этом этапе их можно пропустить, заполнив позже.

На этой странице можно выбрать кем является партер, компанией или частным лицом, указать идентификационные данные партнера (об этом подробнее позже), наименование, контактную информацию. 

Тип отношений, выбираем  кем является для нас Партнер, клиентом, поставщиком. Можно проставить сразу несколько галочек, например Партнер может быть одновременно как клиентом, так и поставщиком и при этом не нужно создавать отдельно поставщика и клиента. Принадлежность также будет влиять на отображение партнеров в журналах Клиенты, Поставщики (В меню Продажи, Покупки отображается один и тот же справочник, но с соответствующим фильтром).

Группа доступа служит для организации раздельного доступа к партнерам.

Сегмент - гибкий механизм, позволяющий разделить Партнеров не различные категории. Можно определить принадлежность Партнера к какой-либо сфере деятельности, объему продаж, значимости для организации и т.д. Также сегменты можно использовать для запрета отгрузки при превышении суммы или срока долга. В отличие от групп можно присвоить несколько различных значений и использовать их при формировании отчетов, а также назначить ответственного менеджера за каждый сегмент.

Этот и другой пункт можно пропустить и заполнить позже. 

На последней странице заполнения помощника можем проверить введенную информацию и создать партнера. Партнер создан и теперь мы можем детально заполнить всю необходимую информацию. Остановимся на некоторых моментах.

"Контрагенты и Партнеры"

Важно понимать что Контрагенты и Партнеры это не одно и тоже. В состав Партнера может входить несколько контрагентов, например у нас есть клиент сеть магазинов и мы можем каждый отдельный магазин завести в базу как отдельного контрагента, а саму сеть в общем как партнера. У каждого партнера должен быть как минимум один контрагент, но в зависимости от настроек, эти справочники могут быть использованы как один.

Контрагента можно создать как на этапе создания партнера, так и позже.

Далее заполняем все налоговые данные о контрагенте. Это вам позже пригодится не только для печати документов, но и для поиска, так как бывает контрагенты с одинаковыми названиями, но при поиске через ЕДРПУ в справочнике "Контрагенты" вы сможете отыскать быстро того кто вам нужен. 

Банковские счета. Каждому контрагенту можно создать один или несколько счетов

Договора

Как мы уже говорили выше, один и тот же партнер одновременно может быть как клиентом, поставщиком, так и иметь другие отношения с нашей организацией. Соответственно чтобы разделить эти отношения в договоре также предусмотрен пункт "Тип отношений". В зависимости от выбранного типа, в карточке договора могут отображаться соответствующие данному пункту настройки.

В настройках договора можно выбрать валюту взаиморасчетов, детализацию расчетов и т.д.

Детализация расчетов может вестись по заказам, по договору в целом и по накладным. Можно создавать несколько договоров с разными видами взаиморасчетов. Вид взаиморасчетов необходим для учета взаиморасчетов с клиентом и от этого в дальнейшем зависит отображение правильной задолженности между вами и контрагентом. То есть если у вас указан вид взаиморасчетов По заказам, то следовательно с этим клиентом вы должны работать на основании заказов, и в отчете по задолженностям задолженность будет суммироваться на основании всех созданных вами заказов. Важно не забывать указывать заказы при отгрузке/оплате, для учета этих документов при формировании отчетов по задолженности. Аналогичная ситуация и при создании вида взаиморасчетов на основании накладных.

Если у вас простой вид взаиморасчетов, то выбираете "По договору".

Полезная особенность, если выбран договор с покупателем и стоит детализация По договорам или По заказам, то можно ограничить отгрузки товаров/услуг при наличии долга у контрагента.

Контакты

Здесь все как обычно, заполняются контактные данные (телефоны, адреса юридические и физические, электронные адреса, дни рождения).

Взаимоотношения 

Полноценная CRM система для управления взаимоотношениями с партнерами.

Необходима в основном для менедежеров. Сюда можно внести всю информацию о запланированных событиях (встречи, звонки, электронные письма), так же сохраняется история всех свершившихся событий.

Надеемся наша информация была полезна. Спасибо за внимание! На нашей страничке в ФБ вы сможете задать вопросы по этому уроку.

С другими полезными темами вы можете ознакомиться в нашей базе знаний

Если Вы еще не приобрели эту программу, у Вас есть отличная возможность это сделать в нашем магазине

Кроме этого, мы предоставляем услуги Сопровождения BAS. 

Также Вы можете ознакомиться с нашими модулями для программы BAS

Также, наша компания проводит обучение по курсам:

• Авторские курсы BAS
• Онлайн курсы BAS

 Обучение проводится в вечернее время, что позволит вам не отрываться от работы или обучения, практикующим программистом нашей компании.

Если у вас остались вопросы, Вы всегда можете обратиться к нашим аналитикам по телефонам:
(093) 090-70-20
(095) 090-70-20
(068) 090-70-20