BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях

Облік в ОСББ та керуючих компаніях

Програмне забезпечення «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» – зручний варіант для спрощення й автоматизації управлінських процесів, всіх видів контролю і обліку на підприємствах ЖКГ. Спеціалізовані функції призначені для обслуговування управлінських процесів. А відповідно, не має значення, яке підприємство буде використовувати ПЗ – комунальне чи приватна обслуговуюча компанія. Користувачі зможуть максимально ефективно організувати облік у галузі ЖКГ, створивши єдину інформаційну систему для моніторингу ситуації й впливу на всі аспекти управлінських процесів.

Прикладне рішення забезпечує насамперед спрощення управлінського обліку через автоматизацію багатьох процесів. Бухгалтерський та податковий облік можливо автоматизувати завдяки універсальному ПЗ «BAS Бухгалтерія». Ми пропонуємо ліцензовані версії обох програм. Слід зазначити, що можливий спільний обмін даними завдяки вивантаженню створених однією й іншою програмами документів.

Управлінський облік можливо вести як для обслуговування окремої організації, так і для розгалуженої структури, яка створена з кількох організацій. При цьому можливо створення власної системи обліку для кожної з організацій у структурі.

Дані, які будуть використані в процесі управлінського обліку, фіксуються у документах. У випадку здійснення операції, цей факт вноситься одноразово і відображається одночасно у кількох блоках програмного забезпечення і у звітності, яку формує ПЗ.

Рішення пропонує можливість реєстрації і створення первинних документів, які відображають господарчу діяльність. Зокрема створюються документи для обслуговування потреб бухгалтерії, складських приміщень та інших сегментів організації. ПЗ формує електронні аналоги друкованої документації, що дозволяє наочно відображати всю діяльність організації та вносити в систему всі дані щодо проведених господарчих операцій.

Узагальнювати інформацію щодо різних аспектів господарчої діяльності підприємства допоможе аналітична звітність.

Рівень деталізації обліку й критерії даних, які мають бути відображені в звітності, налаштовуються користувачем особисто. Таким чином можна врахувати специфіку роботи та створити певні унікальні шаблони звітності.

Функціонал рішення

У переліку функціональних можливостей фігурують:

• Автоматизація обрахунку вартості послуг. При обчисленні вартості послуг застосовуються чинні тарифи, норми та особливості ситуації, що можуть вплинути на вартість наданих послуг;
• Редагування вартості послуг для користувачів пільгових категорій та отримувачів субсидії;
• Облік взаєморозрахунків організації й користувача за надані послуги. При цьому враховуються суми нарахованих користувачам пільг і субсидій;
• Обрахунок відшкодувань керуючій організації, які мають надати державні структури. Насамперед мова йде про кошти, що виділяються у формі пільг і субсидій;
• Облік взаєморозрахунків. Операції проводяться за кожною послугою, що її надає користувачам ЖКП керуюча організація. Суб'єктами взаєморозрахунків виступають державні структури, які мають компенсувати керуючій компанії витрати, пов'язані наданими громадянам державою пільгами  і субсидіями;
• Створення для користувачів квитанцій (так званих платіжок) у вигляді друкованих форм;
• Облік одержаних від споживачів фінансів;
• Обрахунок коштів, одержаних з інших джерел, наприклад, компенсацій за надані пільговим категоріям населення і одержувачам субсидій послуги;
• Відстеження стану взаєморозрахунків із особами, які користуються ЖКП;
• ВІдстеження стану взаєморозрахунків з держструктурами, уповноваженими нараховувати компенсації за пільги й субсидії.

Простота запровадження програмного рішення

Забезпечити швидкий початок роботи з використанням програми має спеціальна обробка даних, які розподілені по 10 розділах. Почерговість обробки даних визначається номером розділу – після роботи з одним розділом можна переходити до наступного.

Зокрема в програмному забезпеченні передбачені такі розділи:

• Параметри обліку
• Дані про організацію, яка використовує ПЗ;
• Приміщення;
• Об'єкти, на які відкрили особові рахунки;
• Перелік наданих послуг;
• Дані про пільги;
• Інформація про затверджені тарифи;
• Перелік фізичних осіб, які отримують послуги;
• Особові рахунки;
• Внесення показників початкових залишків

Блок «Особові рахунки»

ПЗ підтримує всі види операцій, для проведення яких використовуються особові рахунки (о/р).

Особовий рахунок, який застосовується в даному програмному забезпеченні, містить комплекс даних, що потрібні для розрахунку вартості наданих житлово-комунальних послуг.

До характеристик особового рахунку у прикладному рішенні належать такі дані:

• Тип об'єкта (будинок, офісне приміщення, квартира, паркінг і т.д.)
• Особливості об'єкта: площа загальна та житлова, додаткова, опалювана;
• Дані особи, на яку оформлений о/р (персона відповідального власника);
• Кількість мешканців та зареєстрованих на території об'єкта осіб;
• Перелік житлово-комунальних послуг, які керуюча організація надає на обʼєкті;
• Метод визначення обсягів споживання надаваних ЖКП: за нормами чи лічильниками;
• Паспортний стіл з даними про споживачів послуг, інформацією про частку власності та відомості про спорідненість різних осіб, що мешкають за цією адресою;
• Інформація про лічильники;
• Дані про об'єми споживання послуг за визначеними нормативами;
• Тарифи на надавані ЖКП;
• Відомості щодо наданих відповідальному власнику та іншим представникам його родини пільг;
• Дані про надані відповідальному власнику чи іншим особам з його родини субсидії;
• Відомості про надані регіональні субсидії для відповідального власника та членів його родини.

Блок «Прилади обліку»

ПЗ підтримує такий перелік операцій, пов'язаних з лічильниками (приладами обліку):

• Створення й оновлення переліку приладів обліку
• Внесення до загального реєстру технічних даних лічильників;
• Закріплення за особовими рахунками конкретних лічильників із фіксацією початкових значень;
• Зняття з обліку відключених лічильників;
• Оновлення показників лічильників (проводиться щомісячно);
• Фіксація інформації про демонтаж лічильників для перевірки;
• Фіксація даних про встановлені після перевірки лічильники.

Блок «Нарахування та взаєморозрахунки»

Блок присвячений розрахункам тарифів і коригуванню вартості наданих протягом місяця житлово-комунальних послуг. Зокрема у розділі є такі функції, як створення платіжних квитанцій, обчислення суми отриманих за надані ЖКП грошових коштів, моніторингу стану взаєморозрахунків із усіма зацікавленими фізичними та юридичними особами – споживачами ЖКП, постачальниками всіх видів ресурсів і соціальними фондами.

До операцій, які здійснюються функціоналом даного розділу, належать:

• нарахування оплати (щомісячна процедура);
• перерахунок оплат за попередні місяці;
• нарахування різного роду разових оплат;
• розподіл додатково нарахованих оплат;
• обчислення пені, нарахованої на борги.

Усі згадані маніпуляції здійснюються окремо за кожним особовим рахунком і стосуються конкретних об'єктів, де надаються ЖКП.

Також можливо відстежувати рух фінансів:

• безготівкові оплати, перераховані керуючій компанії відповідальними власниками о/р і фондів;
• оплату постачальникам отриманих ресурсів чи послуг готівкою;
• внесення до каси готівкових грошових коштів, одержаних  від відповідальних власників о/р.

Блок «Запаси»

За допомогою програмного рішення можливо автоматизувати такі операції із запасами ресурсів:

• облік кількості запасів у складських приміщеннях, які належать керуючій організації;
• придбання житлово-комунальних  послуг у постачальників
• придбання у постачальників інших видів ресурсів і послуг.

Термін «запаси» стосується:

•   витратних матеріалів;
•   необхідного для роботи інструментарію (все обладнання, яке потрібне для усунення несправностей і наслідків аварій, а також планового обслуговування мереж і ремонтів будинків).

Блок «Аварійно-диспетчерська служба»

ПЗ застосовується для налагодження взаємодії між споживачами ЖКП і керуючою організацією.

Існує дві категорії послуг, які надає керуюча організація:

• Планові ремонти довіреної нерухомості (житлової і нежитлової);
• Ремонт технічного обладнання, яке використовується для надання ЖКП, після виникнення  аварійних ситуацій.

Ремонтні роботи та усунення несправностей виконуються або за конкретним особовим рахунком, або за приміщенням загалом – і відповідним чином обліковуються в програмному рішенні.

Блок «Аварійно-диспетчерська служба» пропонує користувачам ПЗ такий набір функцій:

• Фіксація інформації про звернення споживача ЖКП;
• Уточнення інформації про необхідні для користувача послуги;
• Призначення співробітників, які виконуватимуть завдання;
• Визначення потреби в ресурсах, необхідних для виконання заявки;
• Встановлення наявності достатньої кількості ресурсів на складах, у випадку, якщо запасів бракує – звернення до постачальників для поповнення ресурсів;
• Формування завдання для фахівців, які будуть безпосередньо виконувати роботи;
• Фіксація інформації про виконані роботи і використані у процесі виконання заявки ресурси – за даними фахівця, який працював на обʼєкті;
• Внесення в програму підтвердження про використані ресурси, витрачений на завдання час, якості виконання заявки – за даними заявника;
• Створення документації з відображенням вартості послуг та використаних ресурсів у відпускних цінах; 
• Моніторинг заявок та аналіз стану їх виконання.

Блок «Паспортний стіл»

ПЗ спрощує виконання функції співробітника, який збирає дані для паспортного столу керуючої організації.

Накопичена інформація не є загальнодоступною і не може використовуватися користувачами, які працюють в інших блоках ПЗ.

Зокрема рішення дозволяє автоматизувати:

• Створення та оновлення переліку фізичних осіб, яким необхідна реєстрація;
• Внесення до ПЗ  даних про відповідального власника о/р зі створенням та друком відповідної облікової форми А1;
• Внесення даних про членів сім'ї власника о/р зі створенням та друком відповідної облікової форми А1;
• Відстеження внесених до форми А1 змін зі створенням та друком відповідної облікової форми А1;
• Зняття фізичних осіб з реєстрації зі створенням та друком відповідної облікової форми А1;

Блок «Голосування споживачів послуг»

Програма дозволяє автоматизувати підготовку до загальних зборів власників, а також може застосовуватися у процесі самих зборів для виконання таких завдань:

•  Автоматичний підрахунок голосів;
• Фіксація всіх прийнятих  рішень і результатів голосувань.

Організація зборів, на яких буде проводитися голосування, має кілька етапів:

• Встановлення регламенту – правил прийняття загальних рішень. Тільки точне дотримання регламенту у процесі голосування робить рішення зборів чинними;
• Безпосередньо підготовка до голосування;
• Створення документального підтвердження проведення зборів;
• Підрахунок голосів.

Підготовка до голосування включає створення переліку питань, рішення по яких винесене на голосування. Питання, запропоноване до розгляду учасникам зборів, може стосуватися роботи й голосування призведе до розподілу матеріальних цінностей чи фінансів, а може бути суто організаційним. Учасникам зборів має бути запропоновано розширений опис кожного питання з детальною інформацією про проблему та шляхи її вирішення. Для прикладу, у описі можна вказати термін реалізації прийнятого рішення, вартість проекту та за чиї кошти буде виконано рішення, терміни оплати тощо.

У процесі підготовки до проведення зборів створюються 3 друковані форми:

• Оголошення про кожне з питань, яке виноситься на голосування з вказівкою часу, місця голосування та складу учасників зборів. Окреме оголошення формується для кожного з винесених на збори питань;
• Протоколу з результатами поіменного голосування;
• Іменний бюлетень для голосування.

Блок «Управління взаємодіями»

Блок містить такі інструменти:

• Telegram бот
• Інтернет-ресурс керуючої організації;
• Розсилка SMS.

Бот соцмережі Telegram проходить кілька етапів налаштування:

• Встановлення зв’язку програмного забезпечення з Telegram;
• Реєстрація нового користувача
• Налаштування бота користувачами Telegram
• Створення онлайн-кнопок для спілкування з ботом у Telegram

Telegram бот дозволяє підтримувати звʼязок з відповідальними власниками о/р і буде надавати їм своєчасно інформацію по заборгованості, показники лічильників та відомості про внесення оплати за одержані послуги.

Блок «Налаштування та адміністрування»

До сервісних функцій, які встановлюються в основних налаштуваннях системи, належать:

• Реєстрація користувачів та розмежування у залежності від їх повноважень прав доступу;
• Моніторинг діяльності користувачів програми (для цього використовуються дані журналу реєстрації);
• Огляд переліку активних користувачів ПЗ;
• Обмін даними;
• Пошук об'єктів за введеним текстом;
• Вилучення визначених об'єктів з переліку;
• Визначення термінів для тимчасової заборони зміни даних;
• Формування резервної копії бази даних;
• Оновлення версії ПЗ;
• Поновлення бази даних.