BAS Учет в ОСМД и управляющих компаниях

Учет в ОСМД и управляющих компаниях

Программное обеспечение «BAS Учет в ОСМД и управляющих компаниях» – удобный вариант для упрощения и автоматизации управленческих процессов, всех видов контроля и учета в организациях, специализирующихся на коммунальном обслуживании объектов недвижимости. Специализированные функции программного решения предназначены для сопровождения управленческих процессов. А соответственно, не важно, какое предприятие будет использовать ПО – коммунальное или частная обслуживающая компания. Пользователи смогут максимально эффективно организовать учет в ЖКХ, создав единую информационную систему для мониторинга ситуации и влияния на все аспекты управленческих процессов.

Прикладное решение обеспечивает, прежде всего, упрощение управленческого учета через автоматизацию многих процессов. Бухгалтерский и налоговый учет можно автоматизировать благодаря универсальному ПО «BAS Бухгалтерия». Мы предлагаем лицензированные версии обеих программ. Следует отметить, что возможен общий обмен данными благодаря выгрузке созданных одной и другой программами документов.

Управленческий учет можно вести как для обслуживания отдельной организации, так и для разветвленной структуры, созданной из нескольких организаций. При этом возможно создание собственной системы учета для каждой организации в структуре.

Данные, использованные в процессе управленческого учета, фиксируются в документах. В случае совершения сделки этот факт вносится однократно и отражается одновременно в нескольких блоках программного обеспечения и в отчетности, формируемой ПО.

Решение предлагает возможность регистрации и создания первичных документов, отражающих хозяйственную деятельность. В частности, создаются документы для обслуживания потребностей бухгалтерии, складских помещений и других сегментов организации. ПО формирует электронные аналоги печатной документации, что позволяет наглядно отражать всю деятельность организации и вносить в систему все данные по проведенным хозяйственным операциям.

Обобщать информацию по разным аспектам хозяйственной деятельности предприятия поможет аналитическая отчетность.

Уровень детализации учета и критерии данных, отображаемых в отчетности, настраиваются пользователем лично. Таким образом, можно учесть специфику работы и создать определенные уникальные шаблоны отчетности.

Функционал ПО

В перечне функциональных возможностей фигурируют:

• Автоматический расчет актуальной стоимости предоставляемых услуг. В процессе вычисления применяются действующие тарифы, нормативы потребления и особенности ситуации, которые могут отразиться на показателях стоимости ЖКУ;
• Редактирование стоимости ЖКУ для потребителей льготных категорий и получателей субсидии;
• Учет взаиморасчетов организации и пользователя ЖКУ. При этом учитываются суммы не только уплат, но и социальных начислений (льгот и субсидий);
• Расчет возмещений, которые должны предоставить предприятию ЖКХ или управляющей организации ответственные госструктуры. В первую очередь речь идет о средствах, выделяемых как компенсация за предоставленные в счет льгот и субсидий ЖКУ;
• Учет взаиморасчетов. Операции проводятся по каждой услуге, которую предоставляет пользователям ЖКУ управляющая организация. Субъектами взаиморасчетов выступают госструктуры, обязанные, согласно нормам законодательства, компенсировать управляющей компании расходы, связанные с предоставленными гражданам государством льготами и субсидиями;
• Создание для пользователей квитанций (так называемых платежек) в виде печатных форм;
• Учет уплаченных пользователями ЖКУ денег;
• Расчет средств, полученных из других источников, например, компенсаций за предоставленные льготным категориям населения и получателям субсидий услуги;
• Отслеживание состояния взаиморасчетов с лицами, пользующимися ЖКУ;
• Отслеживание состояния взаиморасчетов с госструктурами, уполномоченными начислять компенсации за льготы и субсидии.

Простота введения программного решения

Обеспечить оперативный старт работы с ПО призвана специальная обработка данных, распределенная по 10 разделам. Очередность обработки данных определяется номером блока – после работы с одной категорией данных  можно переходить к следующей.

В частности, в данном решении предусмотрены такие рабочие категории:

• Параметры для ведения учета;
• Данные об организации, использующей ПО;
• Помещения;
• Объекты, на которые открыли лицевые счета;
• Список предоставленных услуг;
• Данные о льготах;
• Информация об утвержденных тарифах;
• Перечень физлиц, получающих услуги;
• Лицевые счета (л/с);
• Фиксация показателей начальных остатков.

Блок «Лицевые счета»

ПО поддерживает все виды операций, для проведения которых используются лицевые счета (л/с).

Лицевой счет, применяемый в данном программном обеспечении, содержит комплекс сведений, необходимых для вычисления стоимости предоставленных организацией ЖКУ.

К характеристикам лицевого счета в ПО относятся следующие данные:

• Тип объекта (частный дом, офисное помещение, квартира, производственное помещение, парковка и т.д.)
• Особенности обслуживаемого объекта: площадь общая и жилая (если таковая предусмотрена планировкой), дополнительная, отапливаемое пространство;
• Данные человека, на которого оформлен л/с (это определяет, кто является ответственным владельцем);
• Количество жителей, а также людей,  зарегистрированных на территории обслуживаемого объекта;
• Перечень жилищно-коммунальных услуг, которые предоставляются управляющей компанией на объекте;
• Метод подсчета объемов потребления предоставляемых ЖКУ: по нормативам или счетчикам;
• Паспортный стол с данными о потребителях услуг, о части собственности совладельцев недвижимости, и сведения о родстве разных лиц, проживающих по этому адресу;
• Информация о счетчиках;
• Данные об объемах потребления услуг по определенным нормативам;
• Тарифы на предоставляемые ЖКУ;
• Сведения о предоставленных ответственному владельцу и другим представителям его семьи льгот;
• Данные о предоставленных ответственному владельцу или другим лицам из семьи субсидиях;
• Сведения о предоставлении региональных субсидий ответственному владельцу и членам его семьи.

Блок «Приборы учета»

ПО поддерживает такой перечень операций, связанных со счетчиками (приборами учета):

• Создание и обновление перечня приборов учета
• Внесение в общий реестр технических данных счетчиков;
• Закрепление за лицевыми счетами конкретных счетчиков с фиксацией начальных значений;
• Снятие с учета отключенных счетчиков;
• Обновление показателей счетчиков (производится ежемесячно);
• Фиксация информации о демонтаже счетчиков для проверки;
• Фиксация данных об установленных после проверки счетчиках.

Блок «Начисления и взаиморасчеты»

Блок посвящен расчетам тарифов и корректировке месячной стоимости предоставленных жилищно-коммунальных услуг. В частности, в разделе есть такие функции, как создание платежных квитанций, исчисление суммы полученных за предоставленные ЖКУ денежных средств, мониторинг состояния взаиморасчетов со всеми заинтересованными физическими и юридическими лицами – потребителями ЖКУ, поставщиками всех видов ресурсов и социальными фондами.

К операциям, совершаемым функционалом данного раздела, относятся:

• начисление оплаты (ежемесячная процедура);
• перерасчет оплат за предыдущие периоды;
• начисление разного рода разовых оплат;
• распределение дополнительно начисленных оплат;
• исчисление пени, начисленной на долги.

Все указанные манипуляции осуществляются отдельно по каждому лицевому счету и касаются конкретных объектов, где предоставляются ЖКУ.

Применение ПО дает возможность отслеживать движение финансов:

• безналичные оплаты, перечисленные управляющей компании ответственными владельцами л/с и фондов;
• оплату поставщикам за полученные управляющей организацией  ресурсы или услуги наличными;
• внесение в кассу денег, полученных от ответственных владельцев л/с наличными средствами.

Блок «Запасы»

С помощью программного решения можно автоматизировать следующие операции с запасами ресурсов:

• учет количества запасов в складских помещениях, принадлежащих управляющей организации;
• приобретение жилищно-коммунальных услуг у поставщиков
• приобретение у поставщиков других видов ресурсов и услуг.

Термин «запасы» касается:

•    материальных ценностей, которые расходуются в процессе работы (так называемые расходники);
•    инструментария (все оборудование, необходимое для устранения неисправностей и последствий аварий, а также для запланированного технического обслуживания сетей и ремонта домов).

Блок «Аварийно-диспетчерская служба»

ПО применяется для налаживания взаимодействия между пользователями ЖКУ и ответственными представителями управляющей организации.

Существует две основные категории жилищно-коммунальных услуг:

• Плановые ремонты доверенной недвижимости (жилой и нежилой);
• Ремонт технического оборудования, используемого для предоставления ЖКУ после возникновения аварийных ситуаций.

Услуги по ремонту коммунальных сетей или устранению разнообразных неполадок выполняются либо по конкретному лицевому счету (например, в квартире), либо по помещению в целом. Каждый раз ремонтные работы учитываются в программном решении с указанием конкретного объекта, по которому предоставлялись услуги. 

Блок «Аварийно-диспетчерская служба» предлагает пользователям ПО следующий набор функций:

• Фиксация информации об обращении потребителя ЖКУ;
• Уточнение информации о пользовательских услугах;
• Назначение сотрудников, выполняющих задачи;
• Определение вида и количества ресурсов, необходимых для выполнения заявки;
• Установление наличия достаточного количества ресурсов на складах, в случае недостающего запаса – оформление запроса к поставщикам для пополнения ресурсов;
• Формирование задачи для специалистов, непосредственно выполняющих задание;
• Фиксация информации о завершении работы по заявке и использованных в процессе выполнения заявки ресурсах – по данным специалиста, работавшего на объекте;
• Внесение в программу подтверждения об использованных ресурсах, затраченном на задание времени, качества выполнения заявки – по данным заявителя;
• Создание документации с отображением стоимости услуг и ресурсов в отпускных ценах;
• Мониторинг заявок и анализ их выполнения.

Блок «Паспортный стол»

ПО упрощает выполнение функции сотрудника, собирающего данные для паспортного стола управляющей организации.

Накопленная информация не общедоступна и не может использоваться пользователями, работающими в других блоках ПО.

В частности, решение позволяет автоматизировать:

• Создание и обновление перечня физических лиц, которым необходима регистрация;
• Внесение в базу данных информации об ответственном владельце л/с с распечаткой соответствующей учетной формы А1;
• Фиксация в базе данных сведений о членах семьи владельца л/с с распечаткой соответствующей учетной формы А1;
• Отслеживание внесенных в форму А1 корректив с распечаткой соответствующей учетной формы А1;
• Снятие физлиц с регистрации по объекту обслуживания с распечаткой соответствующей учетной формы А1;

Блок «Управление взаимодействиями»

Позволяет манипулировать такими инструментами коммуникации:

• Telegram бот;
• Интернет-ресурс управляющей организации;
• Рассылка сообщений SMS.

Бот соцсети проходит несколько этапов настройки по такому алгоритму:

• Установление связи программного обеспечения с самими мессенджером Telegram;
• Создание аккаунта нового пользователя;
• Настройка бота;
• Разработка онлайн-кнопок для общения с ботом.

Telegram бот позволяет поддерживать связь с ЖКУ и будет предоставлять своевременно ответственным владельцам суммы задолженности, показатели счетчиков и сведения о внесении оплаты за полученные услуги.

Блок «Голосование потребителей услуг»

Программа позволяет автоматизировать подготовку к общему собранию владельцев, а также может применяться в процессе самого собрания для выполнения следующих задач:

•  Автоматический подсчет голосов;
• Фиксация всех принимаемых решений и результатов голосований.

Организация собрания, на котором будет проводиться голосование, имеет несколько этапов:

• Установление регламента – правила принятия общих решений. Только точное соблюдение регламента в процессе голосования делает решение собрания действительным;
• Непосредственно подготовка к голосованию;
• Создание документального подтверждения проведения собрания;
• Подсчет голосов.

Подготовка к голосованию включает создание списка вопросов, решение по которым вынесено на голосование. Вопрос, предложенный для рассмотрения участникам собрания, может касаться работы, и голосование приведет к распределению материальных ценностей или финансов, а может быть исключительно организационным. Участникам собрания должно быть предложено расширенное описание каждого вопроса с подробной информацией о проблеме и путях ее решения. Например, в описании можно указать срок реализации принятого решения, стоимость проекта и за чьи средства будут выполнены решения, сроки оплаты и т.д.

В процессе подготовки к данному мероприятию создаются 3 печатные формы:

• Объявление о каждом из вопросов, которые будут рассмотрены, с указанием времени, места голосования и состава участников собрания. Отдельное объявление формируется для каждого из вынесенных на собрание вопросов;
• Протокола по подсчету голосов;
• Именной бюллетень для волеизъявления участников собрания.

Блок «Настройки и администрирование»

К сервисным функциям, устанавливаемым в основных настройках системы, относятся:

• Регистрация пользователей и разграничение в зависимости от их полномочий прав доступа;
• Мониторинг деятельности пользователей программы (для этого используются данные журнала регистрации);
• Обзор списка активных пользователей ПО;
• Обмен данными;
• Поиск объектов по введенному тексту;
• Удаление определенных объектов из перечня;
• Определение сроков для временного запрета изменения данных;
• Формирование резервной копии базы данных;
• Обновление версии ПО;
• Восстановление базы данных.