Історія клієнта

У Finsoft звернувся клієнт із завданням організувати автоматичне вивантаження замовлень з BAS Малий бізнес у компанію, яка надає послуги фулфілменту - MTP Group.

У клієнта було налагоджено бізнес-процеси з продажу через соціальні мережі, прийнято рішення не організовувати власний склад та логістику, а користуватися послугами фулфілмент-оператора для зберігання товарів та відправлення замовлень.

У свою чергу, у фулфілмент-оператора робота побудована на повній автоматизації обміну інформацією через API.

Мета: Інтегрувати в BAS автоматичний обмін замовленнями з фулфілмент-оператором та отримання від оператора зворотного зв'язку у вигляді статусів за кожним замовленням.

Визначення фронту робіт, основні моменти

• Забезпечити максимальну автоматизацію та простоту обміну, мінімізувати виникнення помилок та позаштатних ситуацій;
• Клієнт повинен передати інформацію про покупця, товар, що замовляється, всю необхідну інформацію для відправки посилки послугами Нової пошти, у тому числі ID населених пунктів та відділень. Фулфілмент-оператор на своєму боці створює ТТН Нової пошти, передає клієнту номер ТТН, а також передає всі рухи на замовлення, як свої, так і статуси Нової пошти;
• Передача замовлень та отримання зворотного зв'язку має здійснюватися автоматично через API у форматі JSON;
• Відправлення замовлень здійснюється через транспортну компанію “Нова пошта”;
• Фулфілмент-оператор створює та надсилає замовлення “Новою поштою” від імені юр. особи клієнта, потрібно забезпечити вибір цієї юрособи у процесі роботи.

Реалізація задачі

Для реалізації цього завдання насамперед доопрацювали документ Замовлення покупця, додавши до нього необхідні поля передачі фулфилмент-оператору.

Для передачі ID населених пунктів та відділень Нової пошти вирішили використати розроблений нами модуль створення замовлень Нової пошти в обмеженому вигляді. У BAS Малий бізнес завантажуються довідники Нової пошти, Користувач не створює повністю ТТН, а лише заповнює необхідні поля для доставки, а також інформацію про наявність післяплати та його суму. В даному випадку достатньо вибрати зі списку лише кілька полів, таких як Технологія доставки, хто оплачує перевезення, місто та відділення одержувача, а також інформацію про післяплату, якщо є. Таким чином фулфілмент-оператору передаються ID як вони заведені Новою поштою, що дозволяє автоматично створювати ТТН.

Також зроблено можливість вибирати відправника для Нової пошти.

Наступним пунктом було впроваджено обмін відповідно до технічної документації фулфілмент-оператора та бізнес-процесів клієнта.

При зміні статусу на Дорозі замовлення автоматично передається фулфілмент оператору. Перед передачею відбувається перевірка всіх необхідних полів і якщо щось не заповнене, або заповнене неправильно, користувачеві видається повідомлення з помилкою і передача замовлення переривається і статус замовлення змінюється на помилку. В результаті тристоронніх погоджень обов'язкових полів усі перевірки проходять виключно при створенні замовлення в БАС Малий бізнес, фулфілмент-оператору надходять 100% заповнені повністю замовлення. Це виключає додаткові витрати часу як листування в чатах, телефонних дзвінків між партнерами.

Для відстеження зміни статусів створено регламентне завдання, яке автоматично запитує інформацію про всі замовлення зі статусом “У дорозі” та заносить її до регістрів відомостей. Це 2 регістри: Статуси МТР та статуси НП. Перший відповідає за статуси фулфілменту оператора, другий - за статуси Нової пошти.

Для зручності доступ до цих регістрів виведено у документ Замовлення покупця.

Так користувач бачить, що відбувається із замовленням:

Для зручності користувачів номер ТТН Нової пошти, а також останні статуси виведені до списку замовлень покупців. Таким чином, навіть не заходячи на замовлення покупця, користувач бачить на якій стадії складання або де в дорозі в даний момент знаходиться посилка.

Результати виконаної роботи

В результаті проведених доопрацювань клієнт отримав можливість автоматичної передачі своїх замовлень фулфілмент-оператору та контроль за відправленими замовленнями в одному документі, заощаджуючи велику кількість людських ресурсів щодня на рутинних операціях.