Перехід з Odoo 14 на BAS ERP 2.5: перенесення даних виробничо-торгової компанії

Історія клієнта та задача з автоматизації виробництва і торгівлі

До Finsoft звернулася виробничо-торгова компанія: вона сама виробляє продукцію, закуповує сировину й комплектуючі, тримає складський запас і продає товар — і оптом великими партіями, і поштучно. В обліковій системі щодня працює близько 30 користувачів: продажі, закупівлі, склад, виробництво, бухгалтерія. Для такого бізнесу потрібна ERP для виробництва й торгівлі в одній базі - фактично автоматизація виробничо-торгової компанії в усіх контурах.

З 2022 року компанія працювала на Odoo 14 Community - ERP-системі з відкритим кодом. Впровадження вела інша команда, і два найскладніші блоки — складський та фінансовий облік — так і не довели до робочого стану. Система не давала залишків, на які можна покластися: по товарах з'являлися від'ємні значення, закриття періоду не давало результату, якому довіряли б у бухгалтерії, коректну звітність зібрати було неможливо.

Наслідок відчув увесь бізнес: продажі не бачили реальної наявності, склад тримав свої списки в Excel, керівництво не мало цифр для рішень. Доводити чужу конфігурацію до ладу компанія визнала безперспективним і ухвалила рішення переходити на BAS ERP 2.5 — повністю, з усіма контурами: виробництво, закупівлі, склад, продажі та фінанси. Серед ERP систем в Україні вибір зупинили на BAS ERP 2.5 - програмі ERP, яка закриває всі ці контури в одній базі.

Мета: перевести компанію з Odoo 14 Community на BAS ERP 2.5 — налаштувати систему під реальні процеси, виконати перенесення даних з Odoo в BAS ERP (довідники та залишки) і запустити роботу в новій базі з 1 січня 2026 року.

Визначення фронту робіт: план переходу з Odoo на BAS ERP

На старті ми разом із клієнтом оформили проєкт переходу й зафіксували в ньому такі рамки міграції з Odoo на BAS:

• • покроковий план переходу з чітким поділом: які дані переносимо вивантаженням, які вносимо вручну, а які не переносимо взагалі;
  • партнерів і контрагентів переносимо разом із розподілом по відповідальних менеджерах — кожен менеджер після запуску має бачити своїх клієнтів;
  • номенклатуру переносимо зі штрихкодами, щоб склад одразу працював зі сканером;
  • товарні залишки беремо не з Odoo, а з результатів річної інвентаризації — дані старої системи визнані недостовірними і джерелом істини бути не можуть;
  • заборгованість клієнтів і заборгованість перед постачальниками вносимо на дату старту;
  • відкриті замовлення клієнтів і замовлення постачальникам, товар за якими в дорозі, переносимо вручну разом із працівниками компанії;
  • систему доопрацьовуємо під реальні процеси компанії, а не підлаштовуємо процеси під типову конфігурацію;
  • до запуску готуємо інструкції та проводимо навчання окремо для бухгалтерії та окремо для складу;
  • старт у BAS ERP — з 1 січня 2026 року, без паралельного ведення двох систем;
  • орієнтовний строк проєкту — близько 10 місяців.

Реалізація задачі: перехід з Odoo 14 на BAS ERP 2.5 і перенесення даних

Чому дані з Odoo не можна перелити в BAS ERP одним обміном

Odoo і BAS ERP побудовані на різній обліковій логіці, і це визначило весь підхід до перенесення даних з Odoo в BAS ERP. У Odoo контрагент, контактна особа та адреса доставки — це записи однієї сутності res.partner, що відрізняються лише типом. У BAS ERP та сама інформація розкладена на окремі довідники: Партнер — це бізнес-одиниця, з якою компанія працює, Контрагент — юридична або фізична особа, на яку оформлюються документи, контактні особи й адреси доставки ведуться окремо.

Відповідності «поле в поле» між системами немає, тому немає і готового універсального обміну. Під кожен довідник ми окремо визначали, які поля вивантажувати з Odoo, і готували окремий шаблон під завантаження в BAS ERP. Це довше на старті, але дає передбачуваний результат — у новій базі немає «сміттєвих» записів, успадкованих зі старої системи.

Вивантаження довідників з Odoo

Клієнтську базу компанія вела в розділі «Контакти». На момент переходу під фільтром діючих клієнтів там було понад три тисячі записів — із телефонами, поштою, прив'язкою до менеджера та ознакою юридичної особи.

Довідник контактів в Odoo 14 до переходу. Персональні дані клієнтів приховані; видно структуру колонок, за якими формувалося вивантаження.

Для вивантаження ми використали штатний експорт Odoo. У вікні експорту вручну відібрали лише ті поля, які мають відповідника в BAS ERP: найменування, телефон, електронну пошту, відповідального продавця, населений пункт, країну та зв'язок із компанією. Формат вивантаження — XLSX.

Вікно експорту даних в Odoo. Праворуч — набір полів, який ми відібрали під завантаження партнерів у BAS ERP.

Підготовка файлу під завантаження в BAS ERP

Вивантажений файл не можна завантажувати в BAS ERP як є: порядок і назви колонок у ньому свої. Під кожен довідник ми заздалегідь підготували шаблон — порожню таблицю з колонками рівно в тому складі й порядку, якого очікує обробка завантаження. Дані з експорту розкладалися по цих колонках, після чого файл перевірявся на повноту обов'язкових полів.

Файл вивантаження партнерів після підготовки. Значення приховані, видно склад колонок: найменування, тип компанії, тип адреси, продавець, пошта, контакт.

Порядок завантаження довідників у BAS ERP: користувачі, партнери, контрагенти

Послідовність тут критична, бо кожен наступний довідник посилається на попередній. Спочатку в базі створили користувачів — без них нема кого підставляти у відповідальні. Потім завантажили партнерів із заповненим реквізитом «Основний менеджер»: для цього сформували окремий файл розподілу, де кожному клієнту відповідав свій менеджер. Третім кроком завантажили контрагентів із прив'язкою до вже створених партнерів.

Завантаження виконували типовою обробкою BAS ERP «Завантаження даних у довідник». Вона підтримує два варіанти: «Заповнення таблиці» — коли дані копіюються в таблицю через буфер обміну, і «Із зовнішнього файлу». Обробка одразу показує обов'язкові колонки, тому неповний файл видно ще до запису в базу.

Обробка «Завантаження даних у довідник Партнери» в BAS ERP 2.5. У верхньому рядку — перелік обов'язкових для заповнення колонок.

Таким чином у довідник партнерів за кілька заходів потрапило понад чотири тисячі записів. Вручну на це пішли б тижні роботи менеджерів, і з гарантованими помилками в телефонах і поштах.

Довідник партнерів у BAS ERP після завантаження. Найменування приховані; видно обсяг довідника, бізнес-регіони, дати реєстрації та присвоєні коди.

У картці партнера після завантаження заповнені ознака «Клієнт», тип особи, бізнес-регіон і основний менеджер. Саме останній реквізит дає менеджеру відбір по своїх клієнтах у списках і звітах — без нього вся подальша аналітика по продажах не працює.

Картка партнера в BAS ERP 2.5 після завантаження. Прізвище та менеджер приховані; видно склад заповнених реквізитів.

Номенклатура та штрихкоди

З номенклатурою схема та сама, але полів більше. У Odoo товари вели в розділі «Продукти» — з брендами, відповідальними, цінами, собівартістю та залишками.

Довідник продуктів в Odoo 14. Відповідальні, ціни, собівартість і кількості приховані.

Для експорту відібрали поля, які переносяться в BAS ERP: назву, бренд, одиницю виміру, артикул і супутні характеристики.

Відбір полів номенклатури у вікні експорту Odoo.

У BAS ERP номенклатура має жорсткіші вимоги до заповнення, ніж контрагенти: крім найменування, обов'язковими є одиниця зберігання, вид номенклатури, оформлення продажу, вагові та габаритні реквізити, ознака використання характеристик. Тому шаблон під номенклатуру готували найдовше. Загалом перенесли понад тисячу позицій разом зі штрихкодами — склад із першого дня роботи в новій базі сканував товар, а не шукав його в списку.

Обробка завантаження номенклатури в BAS ERP 2.5. У шапці — перелік обов'язкових колонок, під які готувався файл.

Залишки, заборгованість і відкриті замовлення: перенесення на дату старту

Це була принципова точка проєкту. Залишки зі старої системи ми не переносили свідомо: саме некоректні дані по складу й фінансах були причиною переходу, і тягнути їх у нову базу означало б перенести разом із ними й проблему. Натомість наприкінці року компанія провела повну інвентаризацію, і перенесення залишків у BAS ERP робили саме за її даними. За її результатами сформували файли залишків і внесли їх у BAS ERP документами введення залишків, після чого провели документи й отримали стартовий стан складу.

Заборгованість клієнтів і заборгованість перед постачальниками вносили на дату старту вручну, по кожному контрагенту окремо. Так само вручну, разом із працівниками компанії, переносили відкриті замовлення клієнтів і замовлення постачальникам із товаром у дорозі: у таких документах важливий не лише факт, а й статус, умови та строки, а вони в двох системах описані по-різному і автоматичному зіставленню не піддаються.

Доопрацювання BAS ERP під процеси компанії

Типова конфігурація закрила більшість потреб, але частину процесів довелося довести під конкретну компанію, доопрацювавши автоматизацію BAS ERP під її процеси. Наші фахівці реалізували:

• інтеграцію з Новою поштою — оформлення відправлень безпосередньо з BAS ERP, без ручного перенабору даних у кабінет перевізника;
• складський процес відвантаження з автоматичним друком комплекту документів — комірник не збирає друковані форми поштучно;
• доопрацювання блоку закупівель, зокрема обліку товару в дорозі — щоб закупівельник бачив, що вже замовлено й коли очікується.

Інструкції, навчання та запуск без паралельного обліку

Паралельно дві системи компанія не вела — з 1 січня 2026 року весь облік одразу пішов у BAS ERP. Такий сценарій вимагає, щоб люди були готові до першого робочого дня, тому до запуску ми підготували інструкції по роботі в системі та провели навчання окремо для бухгалтерського блоку і окремо для складського. Стара база Odoo деякий час залишалася доступною, але вже не як облікова система — нею користувалися як довідковою CRM по проєктах.

Результати виконаної роботи: впровадження BAS ERP 2.5

Проєкт тривав близько 10 місяців: майже весь 2025 рік зайняли налаштування бази, підготовка та перенесення даних і доопрацювання під процеси, а з 1 січня 2026 року компанія повністю перейшла на BAS ERP 2.5. Впровадження BAS ERP від старту до запуску виконала команда FinSoft.

Що отримала компанія:

• • понад 4000 партнерів і контрагентів у новій базі з прив'язкою до відповідальних менеджерів — кожен менеджер бачить своїх клієнтів з першого дня;
  • понад тисячу позицій номенклатури зі штрихкодами — склад працює зі сканером, а не з пошуком по назві;
  • достовірні стартові залишки, зібрані за результатами інвентаризації, а не успадковані зі старої системи;
  • робочий складський облік: залишки відповідають фактичним, від'ємних значень по товарах немає;
  • робочий фінансовий контур із коректним закриттям місяця — бухгалтерія отримує результат, якому можна довіряти;
  • виробничий контур BAS ERP, який відповідає реальному процесу компанії без обхідних рішень;
  • штатну звітність BAS ERP, якою керівництво користується для рішень, замість ручних зведень в Excel;
  • 30 користувачів, які працюють в одній системі за єдиними правилами, з інструкціями та пройденим навчанням.

Головний підсумок простий: компанія перестала витрачати час на перевірку власних даних. Там, де раніше кожну цифру доводилося звіряти вручну, тепер є система, що дає відповідь одразу. Цей кейс показує, як виглядає перехід з Odoo на BAS ERP і автоматизація виробництва в Україні: виробництво, склад і фінанси в одній системі.