BAS Service Desk

"BAS Service Desk" - це зручна програма, призначена для впорядкування та управління запитами на роботи, оптимізації розподілу навантаження на визначених виконавців робіт, забезпечення дотримання стандартів SLA за всіма категоріями послуг, що в кінцевому підсумку підвищує якість надання цих послуг.

Головні функції програми "BAS Service Desk"

Автоматизованого робочого процесу - від початкового отримання запиту до його закриття програма автоматизує весь бізнес-процес, усуваючи ручне втручання та підвищуючи цим ефективність;

• Призначення робіт - дозволяє призначати запити на виконання робіт як внутрішнім співробітникам організації, так і зовнішнім підрядникам, гарантуючи, при цьому рівномірний розподіл навантаження робіт;
• Категоризації послуг - автоматизація комунікації та координації між категоріями послуг і призначеними виконавцями для робіт, що створює ефективне управління завданнями;
• Гнучкої конфігурації SLA – користувачі можуть легко налаштовувати рівні SLA відповідно до конкретних задач організації;
• Інтеграції з профілями - заявки можуть бути пов'язані з профілями замовників або виконавців, що забезпечує точне відстеження і підзвітність протягом усього процесу надання послуг;
• Автоматизації планового обслуговування - програма автоматизує планування та відстеження завдань планового технічного обслуговування для заздалегідь визначеного списку замовників, забезпечуючи своєчасне та проактивне надання послуг;
• Сповіщення підрядників електронною поштою - програма надсилає автоматичні повідомлення електронною поштою субпідрядникам, надаючи їм детальний опис необхідних робіт, оптимізуючи комунікацію та покращуючи співпрацю.

Програма "BAS Service Desk" надає комплексні можливості моніторингу виконання робіт, забезпечуючи цим ефективний контроль та нагляд. Основні функції моніторингу та контролю включають в себе:

• дозволяє аналізувати хід виконання робіт на основі категорій послуг, замовників та призначеного виконавців. Це дає уявлення про загальний стан виконання робіт у різних аспектах;
• дозволяє контролювати хід виконання запитів на реалізацію робіт на кожному етапі, забезпечуючи прозорість і підзвітність протягом усього процесу. Це дозволяє відстежувати в режимі реального часу хід виконання робіт і втручатися в разі нагальної потреби;
• дозволяє відстежувати та контролювати виконання умов SLA;
• користувачі програмного продукту можуть переглянути детальну історію кожного етапу виконання робіт, включаючи інформацію про призначений виконавців і час, необхідний для обробки кожного запиту.

"BAS Service Desk" - це універсальне програмне рішення, призначене для автоматизації діяльності як внутрішніх підрозділів компанії (таких як ІТ-служби, операційні відділи, логістика тощо), так і сервіс-орієнтованих компаній будь-якого розміру (від невеликих майстерень до підприємств зі складною і децентралізованою організаційною структурою, включаючи головні офіси і філії), що займаються наданням послуг як власними силами, так і через зовнішніх підрядників.

Нормативно-довідкова інформація

Програмне забезпечення "BAS Service Desk" включає основні довідники, які дозволяють користувачам відображати структуру вашої компанії, створювати каталог послуг, які організація буде використовувати для провадження своєї діяльності та встановлювати зв'язки між категоріями послуг і призначеними виконавцями робіт.

Система включає наступні довідники:

Довідник контактів;

Довідник співробітників;

Робочі місця в організації;

Зовнішні підрядники, які використовуються організацією;

Категорії послуг, що надаються;

Рівні послуг, що надаються;

Території підприємства;

Співробітники та особи фізичні;

Контактні особи підрядних підприємств.

Робота із заявками та завданнями:

• Автоматизація всього бізнес-процесу для організації від отримання запиту до його закриття, усуваючи ручну обробку та оптимізуючи операції;
• Користувачі програмного забезпечення можуть застосовувати додаткові фільтри для управління запитами на основі різних параметрів, таких як статус звернення, робочі місця, призначений виконавець, підрядна компанія;
• Запити на виконання робіт можуть бути призначені як внутрішнім співробітникам, так і зовнішнім підрядникам, що забезпечує виділення потрібних ресурсів для ефективного виконання завдань;
• Користувачі програмного забезпечення можуть прикріпити додаткові файли на будь-якому етапі обробки запиту, щоб надати ілюстрації або уточнити вимоги до поставленого завдання, що підвищує чіткість і сприяє ефективному його виконанню;
• Сервіс дозволяє виконувати, делегувати, скасовувати та перепризначати завдання між різними виконавцями в рамках одного запиту. Кожен етап обробки запиту реєструється і доступний користувачам на основі налаштованих прав доступу;
• Організації можуть затверджувати виконання звернень для певних категорій послуг, що дозволяє безперешкодно координувати процеси виконання запитів;
• Гнучка конфігурація призначених виконавців та підрядників, що дозволяє пов'язувати їх з робочими місцями або територіями (областями);
• Гнучке налаштування категорій послуг, що надаються організацією, а також виконавців робіт та підрядних компаній;
• Створення автоматичних замовлень на виконання робіт для підрядних компаній залежно від категорії послуг, що надаються та робочих місць;
• Запити можуть бути пов'язані з робочими місцями замовників або призначеним виконавцем, що полегшує ефективне їх відстеження;
• Автоматизація організації планового обслуговування для визначеного переліку замовників та робочих місць, забезпечуючи проактивне надання послуг;
• Гнучке налаштування частоти і часу виконання завдань технічного планового обслуговування відповідно до операційних потреб організації;
• Розсилка автоматичних повідомлень через електронну пошту зовнішнім підрядникам, при цьому надаючи їм детальний опис необхідних для виконання завдань;
• Доступ користувачів до запитів може бути налаштований на основі робочих місць і дозволів для користувачів, забезпечуючи належний контроль доступу та безпеку даних.

Функції моніторингу (контролю) для забезпечення ефективного виконання робіт:

• Аналіз ходу виконання робіт за категоріями послуг, замовниками та призначеними виконавцями;
• Сервіс забезпечує ретельний моніторинг виконання робіт по запитам на кожному етапі процесу;
• Система включає в себе механізми моніторингу та забезпечення дотримання умов SLA.
• Для кожного етапу виконання робіт створюється історія, де фіксується така інформація - призначені виконавці для робіт та час, необхідний для обробки кожного запиту.