Резервне копіювання даних BAS: як не зупинити бізнес через один сервер

Резервне копіювання даних – це страхування обліку BAS, але сама копія ще не гарантує, що бізнес продовжить працювати після збою. Фізичний сервер в офісі залишається однією з головних точок ризику, від якої фактично залежить робота всієї компанії. Раптове знеструмлення, нестабільна інфраструктура, локальна аварія чи пошкоджений диск можуть зупинити роботу BAS. При цьому співробітники будуть позбавлені доступу до системи зберігання даних, бо він блокується.

У цій статті розберемо, що таке резервне копіювання і чому офісний сервер вразливий. Покажемо, як порахувати ціну простою, коли програми BAS недоступні. А головне, розповімо про план відновлення та віддалений сервер у дата-центрі як дієвий інструмент зниження ризиків спричинення збитків бізнесу.

Що таке резервне копіювання даних і для чого воно потрібне

Резервне копіювання – це створення та збереження копій робочих файлів і баз даних на незалежних носіях. Тобто це цифровий дублікат бізнес-середовища на конкретний момент часу, який у нормі робиться регулярно.

Якщо таке визначення не дає розуміння, для чого потрібне резервне копіювання даних, важливо розібратися детальніше. У разі будь-якого збою або пошкодження обладнання, помилки користувача, вірусу-шифрувальника чи фізичного знищення сервера компанія ризикує втратити важливі дані, що негативно вплине на бізнес. Завдяки збереженим резервним копіям можна відновити облік на момент створення копії. Тому потрібно фіксувати з BAS головне: інформаційні бази, файли і документи, налаштування обмінів і користувачів.

Повне, інкрементне і диференціальне резервне копіювання

Повне резервне копіювання – копіювання всіх файлів і даних одночасно. Воно забезпечує найвищий рівень надійності, але вимагає багато часу та місця на диску. 

Інкрементне резервне копіювання – фіксування лише тих змін, які відбулися з моменту останнього збереження будь-якого типу. Це дає змогу економити місце та скорочувати час створення копій. 

Диференціальне резервне копіювання – збереження всіх змін, зроблених виключно після останнього створення повної копії. Забезпечує зручний баланс між швидкістю відновлення та обсягом зайнятої пам’яті. 

Чому сервер в офісі – точка ризику для бізнесу

Фізичний сервер, встановлений безпосередньо в офісі компанії, – це вразлива точка, від якої багато в чому залежить доля бізнесу. Будь-яка локальна проблема може повністю паралізувати роботу бухгалтерії та зупинити взаємодію з клієнтами. Наведемо лише кілька типових, але небезпечних ситуацій:

• обстріл, пожежа або затоплення приміщення;
• відключення електроенергії;
• вихід з ладу накопичувача;
• крадіжка обладнання.

Головна помилка багатьох компаній в тому, що резервна копія зберігається на тому ж самому сервері або в офісі, де розташований комп’ютер. У разі аварії чи пожежі дублікат зникає разом із першоджерелом, тож шансів на відновлення даних не залишається. Бувають також ситуації, коли резервне копіювання налаштоване, але ніхто ніколи не перевіряв дублікати на працездатність. Тож проблему вдасться виявити у найгірший момент – коли під час спроби відновити інформацію файл виявляється пошкодженим або неповним. 

Кожна з цих ситуацій – величезна неприємність для компанії. Фінансові наслідки тривалого простою, штрафи за несвоєчасну звітність, втрата клієнтів та зірвані контракти можуть коштувати бізнесу значно дорожче, ніж придбання нового обладнання чи обслуговування сервера. 

Скільки коштує бізнесу один день без BAS

Коли BAS стає недоступною, не може нормально працювати бухгалтерія, менеджери лишаються без доступу до замовлень, не бачать залишків і клієнтської бази. На цей період зупиняються продажі, документообіг та обмін BAS з інтернет-магазином, тож співробітники компанії не виконують звичні задачі, а замість цього відновлюють дані. 

Що зупиняється без BAS:

Чим більше підрозділів залежать від системи, тим сильніше збій впливає на щоденну роботу компанії. 

Попередня оцінка вартості простою одного дня – це втрачені доходи плюс витрати на непродуктивний робочий час (оплата праці команді, яка не може працювати) плюс додаткові витрати через затримки (поставок чи прострочену звітність). До того ж відновлення всіх процесів може зайняти значно більше часу, ніж розраховували. 

Чому резервна копія сама по собі не гарантує безперервної роботи

Резервна копія зберігає дані, але не замінює працюючий сервер. Якщо основне обладнання вийде з ладу, потрібно знайти місце для відновлення BAS, розгорнути базу, налаштувати доступ і перевірити роботу системи. Увесь цей час компанія може залишатися без повноцінного доступу до обліку. 

Копія, безумовно, важлива. Але для забезпечення безперервної роботи потрібні правильно організована серверна інфраструктура, незалежне зберігання копій та зрозумілий план відновлення. 

Правило 3-2-1 для збереження даних

Правило 3-2-1 передбачає зберігання трьох копій даних. Оригіналу та двох резервних на двох різних носіях. Одна з копій має знаходитися поза офісом. Такий підхід знижує ризик одночасної втрати всіх даних. 

Як часто робити резервні копії

Періодичність резервного копіювання залежить від того, скільки даних компанія готова втратити в разі збою. Що активніше ведеться облік у BAS, то частіше потрібно створювати копії. Як створити резервну копію в BAS, читайте в інструкції. А на віддаленому сервері FinSoft можна організувати зберігання копій з періодичністю від одного разу на тиждень до повного щоденного копіювання. 

Резервне копіювання та відновлення даних: план на випадок збою

Щоб швидко відновити роботу BAS після аварії, важливо мати план дій на такі випадки:

1. Хто відповідає за відновлення. Потрібно визначити особу, яка буде мати екстрені контакти, права доступу та відповідні повноваження.
2. Де зберігаються копії і як до них дістатися. Повністю ізольовано від основного офісного сервера.
3. Куди відновлювати базу, якщо офісний сервер недоступний. Наприклад, на резервному обладнанні чи віддаленому сервері.
4. Порядок відновлення. Визначте, які процеси потрібно запустити першими. Наприклад, бухгалтерський облік, продажі, склад або обмін даними із сайтом.
5. Як перевірити, що дані цілі. Потрібно переконатися, що база BAS відкривається, документи доступні, а обміни та основні функції працюють коректно.
6. Як повідомляти співробітників і клієнтів. Розробити чіткий план внутрішньої та зовнішньої комунікації.
7. Регулярне тестове відновлення. Періодична перевірка реальних копій на працездатність.

План, складений заздалегідь, перетворює усунення аварії на керовану процедуру. 

Віддалений сервер у дата-центрі: як це працює для BAS

У такому форматі роботи зберігання даних BAS відбувається не на сервері в офісі, а на віддаленому обладнанні в дата-центрі. Співробітники підключаються до системи через інтернет. Вони використовують дані незалежно від того, де саме перебувають. 

Хмарне резервне копіювання – автоматичне створення копій даних та їх зберігання у віддаленому сховищі, а не на жорсткому диску локального комп’ютера. 

Переваги оренди сервера для BAS, які отримує бізнес:

• робота з дому, офісу і з будь-якої точки світу, де є інтернет;
• кілька офісів або точок продажу в одній базі;
• резервне копіювання бази – від однієї копії на тиждень до повної щоденної;
• з'єднання зашифрованими каналами;
• швидкі NVMe-накопичувачі;
• відсутність витрат на обслуговування власного обладнання;
• просте масштабування ресурсів.

FinSoft пропонує розміщення BAS на серверах в Україні та за кордоном. Європейські дата-центри:

• у Португалії – сертифікація Tier III (Design and Facility) і ISO/IEC 20000-1:2018;
• у Литві – Tier III, ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001.

Дата-центр за кордоном захищає базу від фізичних ризиків в Україні. Радимо ознайомитися з детальною інформацією, які бувають варіанти сервера BAS. 

Таблиця порівняння сервера в офісі і віддаленого сервера в дата-центрі

Як FinSoft переносить BAS на віддалений сервер

Перехід облікової системи у хмару не вимагає від компанії складних технічних знань чи зусиль. Процес міграції чітко побудований фахівцями FinSoft:

• аналіз і підбір конфігурації – під кількість користувачів та розмір баз;
• розгортання і налаштування середовища – на віддаленому майданчику для максимальної захищеності;
• перенесення даних і тестування – перевірка цілісності даних та доступності документів;
• підключення користувачів, налаштування віддаленого доступу для співробітників.

Після переносу фахівці FinSoft забезпечують інформаційно-технологічний супровід. Він включає цілодобовий моніторинг, оновлення ПЗ, налаштування прав доступу, регулярне резервне копіювання, підтримку користувачів. Для роботи у клієнт-серверному режимі потрібна серверна ліцензія BAS, а також клієнтські ліцензії за кількістю користувачів. 

Чек-лист: чи готовий ваш бізнес до втрати офісного сервера

Експерти FinSoft підготували чек-лист, який допоможе оцінити, наскільки ваш бізнес захищений від втрати даних і тривалого простою BAS:

1. Чи зберігаються резервні копії за межами офісу?
2. Чи регулярно перевіряється можливість відновлення даних з резервної копії? (Коли востаннє?)
3. Чи знаєте ви, скільки часу знадобиться, щоб відновити роботу BAS після збою?
4. Чи призначена особа, яка відповідає за відновлення системи?
5. Чи зможе бухгалтерія працювати, якщо офіс стане недоступним?
6. Чи буде доступ до бази BAS, якщо в офісі не буде електроенергії?
7. Чи знає команда, що робити в разі збою та в якій послідовності відновлювати роботу?

Якщо хоча б на одне питання ви дали відповідь «ні», варто виконати аудит поточної інфраструктури. Зверніться до FinSoft, щоб зменшити ризик втрати даних і скоротити час простою в разі аварії.

FAQ

Як часто потрібно робити резервну копію бази BAS?

Що активніше ведеться облік у BAS, то частіше потрібно створювати копії. Для багатьох компаній оптимально – щоденно. Про те, як зробити резервне копіювання даних, читайте в інструкції FinSoft. Альтернатива – зверніться до фахівців для налаштування автоматичного створення копій. 

Де безпечно зберігати резервні копії?

Резервні копії варто зберігати окремо від основного сервера. Для максимальної надійності використовуйте правило 3-2-1: три копії даних, два різні носії та одна копія поза офісом. 

Чи достатньо копії на флешці або зовнішньому диску?

Ні, недостатньо, бо носій може вийти з ладу, загубитися або постраждати разом з основним обладнанням. Надійніше поєднати локальну копію з додатковою – на іншому сервері або у хмарному сховищі. 

Чим віддалений сервер відрізняється від резервної копії?

Резервна копія допомагає відновити дані в разі їх втрати чи пошкодження. Віддалений сервер забезпечує роботу BAS. Розуміючи, що таке резервна копія і віддалений сервер, можна зробити усвідомлений вибір надійного способу роботи. 

Чи безпечно зберігати базу BAS у дата-центрі за кордоном?

Так, зберігати базу BAS у закордонному дата-центрі безпечно за умови підтвердження його надійності відповідним сертифікатом та використання шифрованих каналів зв’язку. 

Скільки часу займає перенесення BAS на віддалений сервер?

Доступ до бази фахівцями FinSoft надається протягом кількох годин робочого дня. Але точні терміни перенесення вони назвуть після аналізу інфраструктури. 

Що буде з роботою, якщо в офісі зникне світло?

Оскільки база на сервері в дата-центрі продовжує працювати, співробітники можуть підключитися з іншої локації.

Не чекайте, поки раптовий збій чи аварія зупинять роботу компанії. Перевірте, чи готовий ваш бізнес до втрати офісного сервера. Замовляйте аналіз інфраструктури – фахівці FinSoft виконають аудит, організують безпечне зберігання даних, налаштують резервне копіювання та відновлення, а також допоможуть перенести BAS у дата-центр для гарантованої безперервності роботи вашого бізнесу.