Резервное копирование данных BAS: как не остановить бизнес из-за одного сервера

Резервное копирование данных – это страховка для учета BAS, но сама копия еще не гарантирует, что бизнес продолжит работать после сбоя. Физический сервер в офисе остается одной из главных точек риска, от которой фактически зависит работа всей компании. Внезапное отключение электроэнергии, нестабильная инфраструктура, локальная авария или поврежденный диск могут остановить работу BAS. При этом сотрудники лишатся доступа к системе хранения данных, поскольку он будет заблокирован.

В этой статье разберем, что такое резервное копирование и почему офисный сервер уязвим. Покажем, как рассчитать стоимость простоя, когда программы BAS недоступны. А главное, расскажем о плане восстановления и удаленном сервере в дата-центре как действенном инструменте снижения риска возникновения убытков для бизнеса.

Что такое резервное копирование данных и для чего оно нужно

Резервное копирование – это создание и сохранение копий рабочих файлов и баз данных на независимых носителях. То есть это цифровой дубликат бизнес-среды на конкретный момент времени, который в норме создается регулярно.

Если такое определение не дает понимания, для чего нужно резервное копирование данных, важно разобраться подробнее. В случае любого сбоя или повреждения оборудования, ошибки пользователя, вируса-шифровальщика или физического уничтожения сервера компания рискует потерять важные данные, что негативно повлияет на бизнес. Благодаря сохраненным резервным копиям можно восстановить учет на момент создания копии. Поэтому необходимо сохранять главное из BAS: информационные базы, файлы и документы, настройки обменов и пользователей.

Полное, инкрементное и дифференциальное резервное копирование

Полное резервное копирование – копирование всех файлов и данных одновременно. Оно обеспечивает высокий уровень надежности, но требует много времени и места на диске.

Инкрементное резервное копирование – фиксация только тех изменений, которые произошли с момента последнего сохранения любого типа. Это позволяет экономить место и сокращать время создания копий.

Дифференциальное резервное копирование – сохранение всех изменений, сделанных исключительно после последнего создания полной копии. Обеспечивает удобный баланс между скоростью восстановления и объемом занятой памяти.

Почему сервер в офисе точка риска для бизнеса

Физический сервер, установленный непосредственно в офисе компании, – это уязвимая точка, от которой во многом зависит судьба бизнеса. Любая локальная проблема может полностью парализовать работу бухгалтерии и остановить взаимодействие с клиентами. Приведем лишь несколько типичных, но опасных ситуаций:

• обстрел, пожар или затопление помещения;
• отключение электроэнергии;
• выход из строя накопителя;
• кража оборудования.

Главная ошибка многих компаний в том, что резервная копия хранится на том же сервере или в офисе, где расположен компьютер. В случае аварии или пожара дубликат исчезает вместе с первоисточником, поэтому шансов на восстановление данных не остается. Бывают также ситуации, когда резервное копирование настроено, но никто никогда не проверял дубликаты на работоспособность. Поэтому проблему удается обнаружить в самый неподходящий момент – когда при попытке восстановить информацию файл оказывается поврежденным или неполным.

Каждая из этих ситуаций – огромная неприятность для компании. Финансовые последствия длительного простоя, штрафы за несвоевременную отчетность, потеря клиентов и сорванные контракты могут обойтись бизнесу значительно дороже, чем приобретение нового оборудования или обслуживание сервера.

Сколько стоит бизнесу один день без BAS

Когда BAS становится недоступной, бухгалтерия не может нормально работать, менеджеры остаются без доступа к заказам, не видят остатки и клиентскую базу. На этот период останавливаются продажи, документооборот и обмен BAS с интернет-магазином, поэтому сотрудники компании не выполняют привычные задачи, а вместо этого восстанавливают данные.

Что останавливается без BAS:

Чем больше подразделений зависят от системы, тем сильнее сбой влияет на ежедневную работу компании.

Предварительная оценка стоимости одного дня простоя – это потерянные доходы плюс расходы на непродуктивное рабочее время (оплата труда команды, которая не может работать) плюс дополнительные расходы из-за задержек (поставок или просроченной отчетности). К тому же восстановление всех процессов может занять значительно больше времени, чем рассчитывали.

Почему резервная копия сама по себе не гарантирует непрерывной работы

Резервная копия сохраняет данные, но не заменяет работающий сервер. Если основное оборудование выйдет из строя, необходимо найти место для восстановления BAS, развернуть базу, настроить доступ и проверить работу системы. Все это время компания может оставаться без полноценного доступа к учету.

Копия, безусловно, важна. Но для обеспечения непрерывной работы необходимы правильно организованная серверная инфраструктура, независимое хранение копий и понятный план восстановления.

Правило 3-2-1 для сохранения данных

Правило 3-2-1 предусматривает хранение трех копий данных. Оригинала и двух резервных на двух разных носителях. Одна из копий должна находиться за пределами офиса. Такой подход снижает риск одновременной потери всех данных.

Как часто делать резервные копии

Периодичность резервного копирования зависит от того, сколько данных компания готова потерять в случае сбоя. Чем активнее ведется учет в BAS, тем чаще необходимо создавать копии. Как создать резервную копию в BAS, читайте в инструкции. А на удаленном сервере FinSoft можно организовать хранение копий с периодичностью от одного раза в неделю до полного ежедневного копирования.

Резервное копирование и восстановление данных: план на случай сбоя

Чтобы быстро восстановить работу BAS после аварии, важно иметь план действий на такие случаи:

1. Кто отвечает за восстановление. Необходимо определить человека, у которого будут экстренные контакты, права доступа и соответствующие полномочия.
2. Где хранятся копии и как к ним добраться. Полностью изолированно от основного офисного сервера.
3. Куда восстанавливать базу, если офисный сервер недоступен. Например, на резервном оборудовании или удаленном сервере.
4. Порядок восстановления. Определите, какие процессы необходимо запустить первыми. Например, бухгалтерский учет, продажи, склад или обмен данными с сайтом.
5. Как проверить целостность данных. Необходимо убедиться, что база BAS открывается, документы доступны, а обмены и основные функции работают корректно.
6. Как информировать сотрудников и клиентов. Разработать четкий план внутренней и внешней коммуникации.
7. Регулярное тестовое восстановление. Периодическая проверка реальных копий на работоспособность.

План, составленный заранее, превращает устранение аварии в управляемую процедуру.

Удаленный сервер в дата-центре: как это работает для BAS

При таком формате работы хранение данных BAS происходит не на сервере в офисе, а на удаленном оборудовании в дата-центре. Сотрудники подключаются к системе через интернет. Они используют данные независимо от того, где именно находятся.

Резервное копирование данных в облако – автоматическое создание копий данных и их хранение в удаленном хранилище, а не на жестком диске локального компьютера.

Преимущества аренды сервера для BAS, которые получает бизнес:

• работа из дома, офиса и любой точки мира, где есть интернет;
• несколько офисов или точек продаж в одной базе;
• резервное копирование базы данных – от одной копии в неделю до полной ежедневной;
• соединение по зашифрованным каналам;
• быстрые NVMe-накопители;
• отсутствие расходов на обслуживание собственного оборудования;
• простое масштабирование ресурсов.

FinSoft предлагает размещение BAS на серверах в Украине и за рубежом. Европейские дата-центры:

• в Португалии – сертификация Tier III (Design and Facility) и ISO/IEC 20000-1:2018;
• в Литве – Tier III, ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 14001.

Дата-центр за границей защищает базу от физических рисков в Украине. Советуем ознакомиться с подробной информацией о том, какие бывают варианты сервера BAS.

Таблица сравнения сервера в офисе и удаленного сервера в дата-центре:

Как FinSoft переносит BAS на удаленный сервер

Переход учетной системы в облако не требует от компании сложных технических знаний или усилий. Процесс миграции четко выстроен специалистами FinSoft:

• анализ и подбор конфигурации – под количество пользователей и размер баз;
• развертывание и настройка среды – на удаленной площадке для максимальной защищенности;
• перенос данных и тестирование – проверка целостности данных и доступности документов;
• подключение пользователей, настройка удаленного доступа для сотрудников.

После переноса специалисты FinSoft обеспечивают информационно-технологическое сопровождение. Оно включает круглосуточный мониторинг, обновление ПО, настройку прав доступа, регулярное резервное копирование, поддержку пользователей. Для работы в клиент-серверном режиме требуется серверная лицензия BAS и клиентские лицензии по количеству пользователей.

Чек-лист: готов ли ваш бизнес к потере офисного сервера

Эксперты FinSoft подготовили чек-лист, который поможет оценить, насколько ваш бизнес защищен от потери данных и длительного простоя BAS:

1. Хранятся ли резервные копии за пределами офиса?
2. Регулярно ли проверяется возможность восстановления данных из резервной копии? (Когда в последний раз?)
3. Знаете ли вы, сколько времени понадобится, чтобы восстановить работу BAS после сбоя?
4. Назначен ли человек, который отвечает за восстановление системы?
5. Сможет ли бухгалтерия работать, если офис станет недоступным?
6. Будет ли доступ к базе BAS, если в офисе не будет электроэнергии?
7. Знает ли команда, что делать в случае сбоя и в какой последовательности восстанавливать работу?

Если хотя бы на один вопрос вы ответили «нет», стоит провести аудит текущей инфраструктуры. Обратитесь в FinSoft, чтобы уменьшить риск потери данных и сократить время простоя в случае аварии.

FAQ

Как часто нужно делать резервную копию базы BAS?

Чем активнее ведется учет в BAS, тем чаще необходимо создавать копии. Для многих компаний оптимально – ежедневно. О том, как организовать резервное копирование данных, читайте в инструкции FinSoft. Альтернатива – обратитесь к специалистам для настройки автоматического создания копий.

Где безопасно хранить резервные копии?

Резервные копии стоит хранить отдельно от основного сервера. Для максимальной надежности используйте правило 3-2-1: три копии данных, два разных носителя и одна копия за пределами офиса.

Достаточно ли копии на флешке или внешнем диске?

Нет, недостаточно, поскольку носитель может выйти из строя, потеряться или пострадать вместе с основным оборудованием. Надежнее объединить локальную копию с дополнительной – на другом сервере или в облачном хранилище.

Чем удаленный сервер отличается от резервной копии?

Резервная копия помогает восстановить данные в случае их потери или повреждения. Удаленный сервер обеспечивает работу BAS. Понимая, что такое резервная копия и удаленный сервер, можно сделать осознанный выбор надежного способа работы.

Безопасно ли хранить базу BAS в дата-центре за границей?

Да, хранить базу BAS в зарубежном дата-центре безопасно при условии подтверждения его надежности соответствующим сертификатом и использования зашифрованных каналов связи.

Сколько времени занимает перенос BAS на удаленный сервер?

Доступ к базе специалисты FinSoft предоставляют в течение нескольких часов рабочего дня. Но точные сроки переноса они назовут после анализа инфраструктуры.

Что будет с работой, если в офисе пропадет свет?

Поскольку база на сервере в дата-центре продолжает работать, сотрудники могут подключиться из другой локации.

Не ждите, пока внезапный сбой или авария остановят работу компании. Проверьте, готов ли ваш бизнес к потере офисного сервера. Заказывайте анализ инфраструктуры – специалисты FinSoft проведут аудит, организуют безопасное хранение данных, настроят резервное копирование и восстановление, а также помогут перенести BAS в дата-центр для обеспечения непрерывной работы вашего бизнеса.