Предпроектное обследование

Предпроектное обследование (ППО) – комплекс мер, направленных на анализ текущей ситуации в компании и проработке вариантов решений по оптимизации бизнес-процессов для достижения поставленных целей. ППО, проведенное экспертами FinSoft, исключает оптимизацию «вслепую». Каждое решение принимается на основе реальных данных и детального анализа. 

Когда необходимо проводить ППО

В процессе развития компания использует различные программные продукты для улучшения и упрощения работы сотрудников. Со временем некоторыми из них перестают пользоваться. Другие программы обрастают пользователями, дополняются синхронизациями с разными системами и становятся очень необходимыми для эффективной работы, но при этом тяжело адаптируемыми под изменяющиеся требования.

Как результат, руководители компании принимают решение о реавтоматизации бизнес-процессов. С его помощью предполагается решить проблемные вопросы системы учета и управления бизнес-процессами, например: 

1. Внедрить современную систему автоматического расчета сдельной производственной зарплаты. Это позволит снизить затрачиваемые часы на выполнение такой задачи и получить более качественную информацию о себестоимости продукции. 
2. Обеспечить своей компании конкурентность на рынке благодаря автоматизации процессов. 
3. Использовать актуальные и точные данные о текущем состоянии бизнеса. 

Проблемы используемой системы выявляются в процессе предпроектного обследования, ведь его основная задача – выявление «узких мест» системы и разработка путей решения возникших сложностей. 

В FinSoft мы рекомендуем клиентам проведение обследования, если намечены:

• внедрение ERP или интеграция CRM-системы; 
• масштабирование бизнеса; 
• оптимизация существующих процессов;
• запуск цифровой трансформации;
• интеграция разрозненных решений;
• внедрение систем автоматизации.

Обычно его проводят перед глобальными изменениями или внедрением новых систем. Обязательно при оптимизации или автоматизации бизнеса. 

Для чего проводят предпроектное обследование 

Система управления бизнес-процессами – это комплекс программ или модулей документооборота. Для принятия взвешенного решения по оптимальной схеме будущей автоматизации нужен краткий срез ключевых объектов и «потоков» информации в компании, т.е. описание «как есть» в виде блок-схемы. На ней наглядно изображается связь между имеющимися процессами в компании, визуализируются связи между подразделениями и наглядно отражаются существующие «разрывы» в документообороте. Отталкиваясь от схемы «как есть», выполняется построение матрицы перехода к схеме «как будет».

Для одинакового понимания участниками процесса автоматизации используются блок-схемы. Они наглядно показывают трансформацию основных блоков от «как есть» к «как будет». Все участники рабочей группы автоматизации начинают говорить на одном языке, определяются главные и второстепенные цели в проекте.

Какие документы отображают итоги проведения ППО

Итогом ППО становится получение «дорожной карты» к внедрению, по которой проходят все планы и работы. Наши эксперты разрабатывают пакет документов:

1. Отчет о проведенном обследовании. 
2. Целевое решение – описание процессов «как должно быть». 
3. Требования и рекомендации. 
4. Техническое задание. 

Таким образом, проведение ППО дает четкую картину существующей ситуации и того, что нужно сделать, чтобы добиться желаемых результатов. 

Предпроектное обследование: основные этапы 

Процесс проведения ППО можно условно разбить на несколько этапов: 

1. Сбор информации. Эксперт анализирует существующую систему, выявляет «узкие места», которые мешают осуществлению поставленных задач. Аналитик использует разные инструменты:

1. • интервьюирование ключевых сотрудников – опрос для выявления положительных и отрицательных моментов в работе с программой, пожеланий по улучшению и др.;
   • изучение документации – для установления пути документооборота;
   • осмотр рабочих мест, складов и помещений – для выявления сложностей на рабочих местах, которые могут стать причиной неудачного внедрения проекта (например, плохой интернет на складе может замедлить работу склада);
   • изучение коммуникационных и логистических связей – с целью возможной оптимизации; 
   • изучение ИТ-архитектуры – для определения ее соответствия будущему проекту.
2. Анализ полученных данных. Полученная информация анализируется и структурируется, выявляются «узкие места». Результаты оформляются отчетом. Отдельное внимание уделяется описанию и анализу ИТ-архитектуры, т.к. в современных условиях она оказывает большое влияние на успешность внедрения проекта в целом. 
3. Анализ возможных вариантов реализации задач. Это могут быть рекомендации по изменению бизнес-процессов, доработкам системы или же внедрение более функционального программного продукта. 
4. Согласование оптимальных путей решения поставленных задач. Происходит отбор лучшего варианта и согласование его с заказчиком.

Формализация результатов исследования выполняется в виде отчета о проведении предпроектного обследования, в котором фиксируются все результаты и выводы. Этот документ в дальнейшем может использоваться как спецификация требований к учетной системе. На его основе разрабатывают ТЗ на конкретные задачи. 

Сколько времени занимает ППО 

Сроки проведения ППО зависят от разных факторов. К ключевым из них относятся:

• глубина исследования;
• масштабы исследуемого объекта;
• перечень поставленных задач и др.

В зависимости от глубины исследования, ППО можно разделить на полное и экспресс-обследование. Последнее позволяет быстро собрать и проанализировать информацию по ключевым вопросам, без глубокого изучения бизнес-процессов. Оно проводится для предварительной оценки масштабов и определения возможных сложностей внедрения. Сроки проведения такого обследования занимают в среднем около двух недель. Результат такого ППО – отчет с общими рекомендациями по внедрению. 

Для полноценной оценки всех процессов на предприятии рекомендуется проведение полного ППО. По его результатам можно проводить внедрение. В зависимости от масштабов проекта такое обследование занимает от нескольких недель до нескольких месяцев. Итогом становится отчет с расписанными нюансами существующей системы, перечнем проблем и задач, а также путями реализации проекта. 

Результаты ППО

По результатам полного и экспресс-ППО можно получить как сроки, так и стоимость будущего внедрения. Однако учитывайте, что по итогам полного предпроектного обследования оценка будет более точной. 

Преимущества проведения обследования экспертами FinSoft

ППО, выполненное аналитиками нашей компании, дает несколько важных преимуществ:

• объективную оценку текущих бизнес-процессов;
• выявление реальных «узких мест» и точек оптимизации;
• снижение рисков при внедрении новых систем и автоматизации;
• формирование четкого плана перехода от «как есть» к «как будет»;
• точную оценку сроков и бюджета будущего проекта. 

Полезными сопутствующими услугами от FinSoft станут аренда сервера для создания надежной и производительной IT-инфраструктуры, а также информационно-технологическое сопровождение (ИТС), обеспечивающее стабильную работу внедренных программных решений и поддержку пользователей. Выбирая партнерские отношения с нашей компанией, вы получаете комплексный подход к реализации проекта. В его основе – профессионализм и внимательное отношение к потребностям клиента. Заказывайте услуги IT в FinSoft – мы всегда берем на себя ответственность за полученный результат и успешно реализуем задачи любого уровня сложности.