Передпроектне обстеження

Що таке передпроектне обстеження?

Передпроектне обстеження (ППО) – комплекс заходів щодо аналізу поточної ситуації в компанії та опрацювання варіантів рішень щодо оптимізації бізнес-процесів для досягнення поставлених цілей.

Коли потрібно?

Компанія в процесі свого розвитку використовує різні програмні продукти для покращення та спрощення роботи співробітників. Згодом, деякими програмами перестають користуватися, водночас інші програми обростають користувачами, доповнюються синхронізаціями з іншими системами і, з одного боку, стають життєво необхідними, але, з іншого боку – неповороткими та важко адаптованими під нові вимоги.

У таких умовах керівники компанії приходять до питання реавтоматизації бізнес-процесів, за допомогою якого передбачається вирішити проблемні питання існуючої системи обліку та управління бізнес-процесами, наприклад:

• запровадити сучасну систему автоматичного розрахунку відрядної виробничої зарплати, що дозволить знизити витрачені години на розрахунок зарплати, а також отримати якіснішу інформацію про собівартість продукції;
• за допомогою автоматизації, забезпечити свою компанію конкурентністю на ринку;
• отримувати своєчасні та якісні дані про поточний стан бізнесу.

Виникаючі проблеми існуючої системи виявляються у процесі проведення передпроектного обстеження, адже основним його завданням є виявлення “вузьких місць” системи та розробка шляхів вирішення складнощів.

Навіщо потрібно?

Система управління бізнес-процесами є різностороннім комплексом програм (або модулів) документообігу. Для ухвалення виваженого рішення за оптимальною схемою майбутньої автоматизації необхідний короткий зріз ключових об'єктів та «потоків» інформації у компанії, тобто опис «як є» як блок-схеми. На цій схемі наочно змальовується зв'язок між наявними процесами в компанії, візуалізуються зв'язки між підрозділами та наочно відображаються існуючі «розриви» у документообігу.

Відштовхуючись від схеми "як є", виконується побудова матриці переходу до схеми "як буде".

Для однакового розуміння всіма учасниками всього процесу автоматизації використовуються блок-схеми, які наочно показують трансформацію основних блоків від «як є» до «як буде». Всі учасники робочої групи автоматизації починають говорити однією мовою, визначаються головні та другорядні цілі у проекті.

По суті – результатом ППО є отримання «дорожньої карти» до впровадження, через яку проходять усі плани та роботи.

Таким чином, проведення ППО дає чітку картину існуючої ситуації і того, що потрібно зробити, щоб досягти бажаних результатів.

Із яких етапів складається передпроектне обстеження?

Весь процес проведення передпроектного обстеження можна умовно розбити кілька великих етапів.

1. Збір інформації. На цьому етапі аналізується існуюча система, виявляються «вузькі місця», які заважають здійсненню поставлених завдань. Аналітик може використовувати різний інструментарій під час роботи на даному етапі:

• Інтерв'ювання ключових співробітників - проводиться опитування співробітників для виявлення позитивних та негативних моментів у роботі з програмою, побажань щодо покращення та ін.;
• Вивчення документації - робота з документацією дозволяє встановити шляхи документообігу, а також отримати необхідну за проектом інформацію;
• Огляд робочих місць, складів, приміщень та ін. - Огляд робочих місць дозволяє виявити можливі складнощі на робочих місцях, які можуть стати причиною невдалого впровадження проекту. Так, наприклад, поганий інтернет на складі може спричинити складнощі в оперативній роботі складу.
• Вивчення комунікаційних та логістичних зв'язків - проводиться аналіз комунікаційних та логістичних ланцюжків з метою можливої ​​оптимізації;
• Вивчення ІТ-архітектури - проводиться дослідження існуючої ІТ-архітектури для визначення її відповідності майбутньому проекту. На цьому етапі активно залучаються технічні фахівці, які проводять оцінку та аналіз існуючої ІТ-структури, а також розрахунок необхідних потужностей серверів для успішної реалізації проекту з урахуванням майбутнього зростання та розвитку системи.

2. Аналіз даних. Отримані на першому етапі дані аналізуються, структуруються і виявляються «вузькі місця». Отримані результати оформляються спеціальним звітом, який надалі стане частиною повного звіту з ППО. Окрема увага приділяється опису та аналізу ІТ-архітектури, так як в сучасних умовах це дуже впливає на успішність впровадження проекту в цілому.
3. Аналіз можливих варіантів реалізації задач. За результатами попередніх етапів розробляються варіанти вирішення поставлених завдань. Це можуть бути рекомендації щодо зміни бізнес-процесів, доопрацюванням існуючої системи або використання більш функціонального програмного продукту. Звіт ППО доповнюється даними щодо аналізу можливих варіантів рішення.
4. Погодження оптимальних шляхів вирішення поставлених завдань. На даному етапі відбувається відбір найбільш оптимального варіанта та узгодження його із замовником.
5. Формалізація результатів дослідження. За результатами роботи та погодження створюється звіт про проведення передпроектного обстеження, в якому фіксуються всі результати та висновки. Цей звіт надалі може використовуватись як специфікація вимог до майбутньої облікової системи. На його основі можуть бути розроблені технічні завдання.

Скільки часу займе та які результати?

Терміни ППО залежать від різних факторів:

• Глибина дослідження;
• масштаби об'єкта, що досліджується;
• перелік поставлених завдань та ін.

Залежно від глибини дослідження, ППО можна розділити на повне та експрес-обстеження. Експрес-обстеження дозволяє швидко зібрати та проаналізувати інформацію з ключових питань, без глибокого вивчення бізнес-процесів. Воно проводиться для попередньої оцінки масштабів та визначення можливих складнощів впровадження. Терміни такого обстеження займають у середньому близько двох тижнів. Результатом є звіт із загальними рекомендаціями щодо впровадження.

Для повноцінної оцінки всіх процесів для підприємства рекомендується проводити повне ППО, за результатами якого можна проводити впровадження. Залежно від масштабів проекту, таке обстеження може тривати від кількох тижнів до кількох місяців. Результатом є звіт, у якому докладно розписано всі нюанси існуючої системи, перелік проблем та завдань, а також шляхи реалізації проекту.

За результатами будь-якого ППО можна отримати терміни та вартість майбутнього впровадження, але за підсумками повного ППО оцінка буде точнішою.

Наша компанія вже 10 років займається впровадженням різноманітних рішень для автоматизації бізнесу. Усі спеціалісти компанії пройшли сертифікацію. Наш досвід та професіоналізм дозволяє у стислі терміни провести передпроектне обстеження, яке надалі дозволить успішно провести впровадження обраної облікової системи.