BAS Документообіг КОРП

Современный программный продукт 1С:Підприємство и BAS Документооборот КОРП 

Использовать возможность каждому, кто ставит себе цели организовать делопроизводство, автоматизировать документооборот, контролировать деятельность сотрудников, следить за выполнением поставленных задач, а также управлять бизнес-процессами. Он призван наладить и повысить эффективность работы вашей компании, независимо от ее масштабов и сферы деятельности.

Представленная конфигурация BAS Документооборот многопользовательская и работает как через интернет, так и через локальную сеть. Ее интерфейс настраивается на русском или украинском языке, как и сами документы. Она соответствует нормативам, устанавливающим правила ведения документации, и законам Украины «О защите информации», «Об электронных документах», «Об обращении граждан»

С  BAS Документооборотом  КОРП вы будете без проблем создавать всю необходимую документацию. Каждый отдельный документ в системе получает типовую учетную карту с реквизитами, которые отвечают требованиям совершения электронного документооборота и типовой инструкции с деловодства.

Покупая 1С:Підприємство та BAS Документообіг КОРП, вы получаете очень удобный функционал для решения различных задач, что направлены на автоматизацию учета документооборота

1. При работе с договорной документацией вы сможете пользоваться шаблонами документов, а также автозаполнением реквизитов, автопродлением, подтверждением и регистрированием, отслеживанием возвратов экземпляров, анализом договоров.
2. Управляя документооборотом, у вас будет возможность вести учет как входящей, так и исходящей документации, пользоваться электронной подписью, штрих-кодированием, мониторить выполнение, хранить необходимые файлы в архиве, осуществлять их поиск.
3. У вас под рукой будет электронная почта с удобной адресной книгой. В ней доступно автоматизированное обрабатывание писем с хранением истории переписки, простое нахождение нужной информации в папках «входящие» и «исходящие», перенаправление корреспонденции.
4. Вы будете легко планировать и учитывать время работы. Для этого в вашем распоряжении будут различные типы календарей (общий и личный), автопросчет хронометража, инструментарий для фиксации отсутствия работников, делегирования прав, анализа трудозатрат по видам деятельности, а также отчеты по рабочим дням.
5. Для успешного ведения менеджмента процессов создана иерархическая система, удобное проектирование и автозапуск. Можно пользоваться шаблонами рассмотрения, согласования, утверждения, контролировать их выполнение по заданным срокам, мониторить и анализировать.
6. Инструментарий ведения совместной работы предусматривает планирование как внутренних, так и протокольных или внешних мероприятий, отслеживание выполнения протокола по пунктам, общие обсуждения, а также голосования на корпоративных форумах.
7. Ведение учета проектов и мониторинг их реализации через систему предполагает планирование и воплощение в жизнь проектов, а также составление отчетности по ним. Вы будете видеть проектные данные и трудозатраты по каждому проекту, сможете выявлять основные этапы проектов. Вам будет доступна выгрузка из MS Project, кроме того, данные сможете получать в виде диаграммы Ганта.

Хранение данных и доступ к ним

В программном решении BAS Документооборот все внутренние документы компании находятся в папках, для пользования которыми специально открывают доступ тем или иным пользователям. Хранятся же они либо на дисках, либо в информбазах. Папки обычно систематизируются согласно внутренней структуре фирмы, либо по видам документации. Отдельным работникам или их группам настраивают права, которые ограничиваются чтением и редактированием, либо позволяют добавлять и удалять папки. К тому же, на всю информацию, находящуюся в системе, открывается доступ соответствии с типом документации.  

Удобно, что в 1С:Підприємство и BAS Документооборот КОРП есть функция автозагрузки файлов по выбранным каталогам, что находятся в локальной сети. Если в этих каталогах создаются файлы или полноценные папки, то они автоматически появляются в программе с исходными названиями и с сохраненной структурой подпапок, сразу же индексируются и включаются в существующую систему документации. Эта возможность незаменима при интеграции с факсами или сетевыми сканерами.

Предлагаемый программный продукт может загрузить любые файлы со сканеров, что имеют поддержку интерфейса TWAIN. Есть функция поточного скана с авторазпознаванием штрих-кодов, а также созданием многостраничных файлов. Важно, что сканы автоматически идентифицируются и это позволяет выполнять текстовый поиск документов. 

Готовые шаблоны для документов и проставление штрих-кодов

В системе каждый может создавать шаблоны документов, а затем пользоваться ими. Они будут в автоматическом режиме заполняться такими данными как: название, дата, автор, реквизиты. Если вы будете создавать в BAS Документообороте новый файл по существующему шаблону, то к нему будут автоматом прикрепляться сопровождающие документы, что также автоматически заполняются в соответствии с реквизитами.  

Все документы, что находятся в системе, имеют свой индивидуальный штрих-код. Он необходим при потоковом сканировании для автоприкрепления файлов к тем или иным документам, а еще – для оперативного нахождения их учетных карт. Его можно в качестве картинки вставить в электронный документ, или напечатать на листке бумаги, наклейке, сверху на титульной странице документа.

Кроме этого, конфигурация позволяет распечатывать регистрационные штампы, где указывается такая информация как: наименование компании, дата ее регистрации и регистрационный номер, а также штрих-код.

Контроль входящей/исходящей документации

Посредством 1С:Підприємство та BAS Документообіг КОРП легко фиксировать и регистрировать любую корреспонденцию, которая автоматом получает регистрационные номера. Весь процесс регистрации проходит по госстандартам и инструкциям, что применяются в украинском делопроизводстве, и заключается в:

• фиксации документации, присвоение ей штрих-кода и регистрационного штампа;

• авторассмотрении и взятии на контроль;

• уведомлении исполнителей;

• контроле определенных дат выполнения;

• создании и закрытии дел с помещением в архив на хранение или удалением;

• создании отчетности по поступившей, выполненной и просроченной документации.

Рассматриваемое программное решение также может фиксировать, регистрировать и обрабатывать обращения граждан. При этом, будут фиксироваться повторы и перенаправления в другие организации. Для всего этого есть отдельное рабочее место, где пользователь отслеживает обращения, историю переписки и прочие данные. Чтобы осуществлять контроль и анализировать обращения от граждан, система предоставляет отчеты, в которых виден список обратившихся, динамику их количества, структуру обращений и их выполнение.

В конфигурации ведется учет не только обращений, переадресованных в сторонние государственные или частные компании, но и другой входящей корреспонденции. Принятую входящую переадресованную документацию она тоже отслеживает и проверяет ход ее реализации. 

Учет договорной документации

Преимущество BAS Документооборот КОРП в том, что он полностью автоматизирует работу с договорами, что включает в себя:

1. Подготовку и согласование.

2. Управление всей связанной документацией - доп.соглашений, счет-фактур.

3. Отслеживание конечных дат действия договоров и их автопродление.

4. Проверку выполнения финансовых сторон договоров.

5. Контроль возвращения отданной документации.

6. Расторжение договорных соглашений.

Для проведения аналитической работы по договорам можно использовать отчетность, по которой прослеживаются списки всех договоров, что были заключены (с учетом расторгнутых и тех, у которых истекает срок действия), динамика их количества и сумм по ним, смежные документы. 

Корпоративная электронная почта в BAS Документообіг

Удобство внутренней электронки заключается в том, что вы можете напрямую отправить из используемого программного продукта нужную документацию, а также осуществлять с ее помощью загрузку внутренней или входящей корреспонденции. Кроме того, e-mail дает возможность: принимать/отправлять утвержденные документы и файлы, что зашифровывались; осуществлять оперативный поиск не только по реквизитам, но и по текстам писем.

Конфигурация 1С:Підприємство и BAS Документооборот КОРП в автоматическом режиме обновляет папку с входящими письмами. Когда есть новая корреспонденция, то на экране компьютера в нижнем углу справа появится всплывающее окно с уведомлением. Она сохраняет историю переписок, что отражается в виде гиперссылок.

У вас под рукой также будет функционал, с помощью которого вы по электронке сможете выполнять те или иные задания. Сделать это достаточно просто: вам нужно будет давать ответы на сообщения, которые автоматом отправляются системой.

Просмотр, редактирование и списки версий документов

Для выполнения определенных действий с документацией, в конфигурации BAS Документооборот есть специальные приложения, что устанавливаются на локальных компьютерах ваших сотрудников. Они позволяют и просматривать, и редактировать документацию. Чтобы начать текущую работу с ней нужен доступ к «рабочему столу», который может настраиваться под пользователя. На нем отображается перечень документов, что редактируются, и перечень невыполненных заданий. Одновременное редактирование одного файла несколькими работниками исключено, ведь есть функция блокировки, которая не разрешает менять документ, который в этот же момент правит кто-то другой.

Измененный документ сохраняется в виде нового и содержит информацию об авторе, времени и дате сохранения. В любой момент есть доступ ко всему перечню версий, из которого можно удалить неактуальные. Кроме того, вы можете сравнить версии и определить их отличия, если файлы сохранены в текстовых форматах.

Программное решение BAS Документооборот КОРП предполагает наличие стандартных единичных или множественных, односторонних или двухсторонних связей между документами, что устанавливаются в автоматическом режиме. Кроме того, есть возможность указать доп.связи и привязать к ним методы использования для тех или иных типов документации.  

Стоит сказать, что в карточках к документации предусмотрены резолюции. Их может быть несколько и они ставятся как вручную, так и автоматом при активации бизнес-процесса «рассмотрение». Ставить то или иное заключение могут не только работники вашей компании, но и представители других фирм с определенными должностными полномочиями. 

Реализация бизнес-процессов в BAS Документооборот КОРП

Безусловно, пользователи конфигурации имеют возможность совместно работать с документацией. Для этого существуют основные бизнес-процессы, среди которых:

1. Обзор. Автор отправляет документ начальнику и тот, просмотрев его, возвращает с поставленной резолюцией.

2. Реализация. Документ отдается для выполнения работникам, один из которых назначается ответственным за данный процесс.

3. Согласование: последовательное, параллельное, смешанное. Документация передается определенным должностным лицам на ознакомление, после чего возвращается автору.

4. Подтверждение. Документ передают руководителю, который отправляет его автору со своим подтверждением.

5. Регистрирование. Секретарь ставит регистрационный номер на документ, а также печать компании, после чего отправляет контрагенту.

6. Информирование. Документ попадает в рассылку выбранному списку пользователей, чтобы они с ним ознакомились.

7. Задание. Можно поручать сотрудникам те или иные задания и контролировать их выполнение.

8. Работа с входящей документацией: обзор, реализация, запуск в работу.

9. Создание исходящей документации: согласование, подтверждение, регистрирование.

Система 1С:Підприємство та BAS Документообіг дает возможность отправлять задания на выполнение как определенным пользователям, так и тем, кто выполняет какую-то роль. Например, документ должен попасть на ознакомление человеку, который исполняет роль «директора», после этого в автоматическом режиме он направляется пользователю, выполняющему сейчас эту роль – непосредственно директору, либо его заму.

Все бизнес-процессы характеризуются тем, что:

• их можно включать автоматом по заданному расписанию;

• их реализация проверяется в зависимости от рабочих графиков сотрудников, которые считаются с точностью до дней, часов и минут;

• существует соблюдение иерархичного подчинения бизнес-процессов, а также связанных с ними поручений: создавая бизнес-процесс указывается его подчиненность к другому, что видно пользователям с открытыми правами доступа;

• есть функция настройки маршрутизации бизнес-процессов, для которой существуют определенные шаблоны;

• их можно приостановить, что ведет за собой временную остановку сопутствующих бизнес-процессов и заданий, что с ними связаны.

Кроме всего этого, у вас будет инструментарий для интегрирования бизнес-процессов, доступных в BAS документооборот КОРП, со сторонними информбазами.

Удобство работы в решении BAS Документооборот

Открывая программу, у вас на мониторе появляется окно, где отображаются текущие дела – уведомления по работе с документацией, мероприятия из рабочего календаря, новые электронные письма, сообщения из форума, а также необходимые для выполнения задания вас, как пользователя, и ваших подчиненных, если вы руководитель. Первые можно видеть во вкладке «Задача мне», а вторые – во вкладке «Задача от меня», что открываются в «Моих задачах». Отдельные задачи можно помечать специальными разноцветными флажками, для удобства их поиска в общем списке.

Разработчики конфигурации BAS Документообіг КОРП сделали все для того, чтобы она была максимально проста и удобна в работе. Так, например, в ней не составит труда найти любой документ. Электронная документация состоит из структурированной информации - реквизитов и смыслового содержания, которые можно использовать, чтобы искать в базе тот или иной документ либо файл. Это означает, что текстовый поиск возможен по заполненным картам документов и по их содержимому, при этом будет учитываться морфология нескольких языков - украинского, русского и английского.

Также программа дает возможность вести учет рабочего времени и контролировать его. Это вам, как начальнику, предоставляет управленческий инструментарий для того, чтобы делать работу сотрудников более эффективной. У вас будут отчеты работников, которые будут формироваться ежедневно и включать в себя проекты, в которых они задействованы, информацию о потраченном времени и выполненных задачах. Таким образом, можно делать выводы о временных затратах в зависимости от вида работы. Также данная функция разрешает контролировать занятость сотрудников и учитывать данную информацию при планировании корпоративных мероприятий и внесения их в общие или персональные календари. Кроме этого, при создании календаря можно использовать и другие инструменты программного решения, например, задачи, документацию, электронные письма.

Возможность обмена данными с другими программами

Преимуществом BAS Документооборот КОРП в том, что есть возможность обмена данными с типовыми конфигурациями 1С:Підприємство. Бесшовная интеграция и синхронизация возможна с BAS ERP, BAS Управление торговлей для Украины редакции 3.2, BAS Управление холдингом. Простая синхронизация данных может быть так же с Управління невеликою фірмою редакции 1.6 и Управління виробничим підприємством для України редакции 1.3.

Кроме этого, вы можете работать, выбрав режим распределенной информационной базы. Плюс ко всему, предусмотрено хранение документов не только в информбазе, а и на диске. Еще одно преимущество программного решения в том, что оно может использоваться сторонними системами в качестве «библиотеки», где можно взять тот или иной файл, что позволит:

• освободить место в вашей информбазе;

• хранить неструктурированные данные вашей компании в надежном месте;

• прикреплять вложения к документам вашей информбазы;

• произвести интеграцию документации из вашей информазы в документооборот компании;

• создать одно хранилище для файлов из разных информбаз.

В данном случае, взаимодействие разных программных продуктов происходит через web-сервисы. 

Купив BAS Документооборот КОРП, вы можете для любой бюджетной, производственной, торговой или финансовой организации. Программа поможет не только организовать электронный документооборот вашего предприятия, но и автоматизировать управление основных бизнес-процессов. С помощью данной многофункциональной системы вы будете легко ставить задачи своим сотрудникам, проверять ход их выполнения и анализировать эффективность работы. Плюс, в компании упроститься методика взаимодействия сотрудников, которые задействованы в разных отделах – кадровом, финансовом, экономическом и т.д.

Для уточнения интересующих вопросов, которые касаются данной программы, вы можете обращаться к нам по телефонам, указанным на сайте, или писать на электронную почту.