BAS Документообіг КОРП
Описание
Современный программный продукт 1С:Підприємство и BAS Документооборот КОРП
Использовать возможность каждому, кто ставит себе цели организовать делопроизводство, автоматизировать документооборот, контролировать деятельность сотрудников, следить за выполнением поставленных задач, а также управлять бизнес-процессами. Он призван наладить и повысить эффективность работы вашей компании, независимо от ее масштабов и сферы деятельности.
Представленная конфигурация BAS Документооборот многопользовательская и работает как через интернет, так и через локальную сеть. Ее интерфейс настраивается на русском или украинском языке, как и сами документы. Она соответствует нормативам, устанавливающим правила ведения документации, и законам Украины «О защите информации», «Об электронных документах», «Об обращении граждан»
С BAS Документооборотом КОРП вы будете без проблем создавать всю необходимую документацию. Каждый отдельный документ в системе получает типовую учетную карту с реквизитами, которые отвечают требованиям совершения электронного документооборота и типовой инструкции с деловодства.
Комплектация
-
Производитель:NetHelp
-
Для автоматизации:Документооборот
Обзор возможностей
Покупая 1С:Підприємство та BAS Документообіг КОРП, вы получаете очень удобный функционал для решения различных задач, что направлены на автоматизацию учета документооборота
- При работе с договорной документацией вы сможете пользоваться шаблонами документов, а также автозаполнением реквизитов, автопродлением, подтверждением и регистрированием, отслеживанием возвратов экземпляров, анализом договоров.
- Управляя документооборотом, у вас будет возможность вести учет как входящей, так и исходящей документации, пользоваться электронной подписью, штрих-кодированием, мониторить выполнение, хранить необходимые файлы в архиве, осуществлять их поиск.
- У вас под рукой будет электронная почта с удобной адресной книгой. В ней доступно автоматизированное обрабатывание писем с хранением истории переписки, простое нахождение нужной информации в папках «входящие» и «исходящие», перенаправление корреспонденции.
- Вы будете легко планировать и учитывать время работы. Для этого в вашем распоряжении будут различные типы календарей (общий и личный), автопросчет хронометража, инструментарий для фиксации отсутствия работников, делегирования прав, анализа трудозатрат по видам деятельности, а также отчеты по рабочим дням.
- Для успешного ведения менеджмента процессов создана иерархическая система, удобное проектирование и автозапуск. Можно пользоваться шаблонами рассмотрения, согласования, утверждения, контролировать их выполнение по заданным срокам, мониторить и анализировать.
- Инструментарий ведения совместной работы предусматривает планирование как внутренних, так и протокольных или внешних мероприятий, отслеживание выполнения протокола по пунктам, общие обсуждения, а также голосования на корпоративных форумах.
- Ведение учета проектов и мониторинг их реализации через систему предполагает планирование и воплощение в жизнь проектов, а также составление отчетности по ним. Вы будете видеть проектные данные и трудозатраты по каждому проекту, сможете выявлять основные этапы проектов. Вам будет доступна выгрузка из MS Project, кроме того, данные сможете получать в виде диаграммы Ганта.
Хранение данных и доступ к ним
В программном решении BAS Документооборот все внутренние документы компании находятся в папках, для пользования которыми специально открывают доступ тем или иным пользователям. Хранятся же они либо на дисках, либо в информбазах. Папки обычно систематизируются согласно внутренней структуре фирмы, либо по видам документации. Отдельным работникам или их группам настраивают права, которые ограничиваются чтением и редактированием, либо позволяют добавлять и удалять папки. К тому же, на всю информацию, находящуюся в системе, открывается доступ соответствии с типом документации.
Удобно, что в 1С:Підприємство и BAS Документооборот КОРП есть функция автозагрузки файлов по выбранным каталогам, что находятся в локальной сети. Если в этих каталогах создаются файлы или полноценные папки, то они автоматически появляются в программе с исходными названиями и с сохраненной структурой подпапок, сразу же индексируются и включаются в существующую систему документации. Эта возможность незаменима при интеграции с факсами или сетевыми сканерами.
Предлагаемый программный продукт может загрузить любые файлы со сканеров, что имеют поддержку интерфейса TWAIN. Есть функция поточного скана с авторазпознаванием штрих-кодов, а также созданием многостраничных файлов. Важно, что сканы автоматически идентифицируются и это позволяет выполнять текстовый поиск документов.
Готовые шаблоны для документов и проставление штрих-кодов
В системе каждый может создавать шаблоны документов, а затем пользоваться ими. Они будут в автоматическом режиме заполняться такими данными как: название, дата, автор, реквизиты. Если вы будете создавать в BAS Документообороте новый файл по существующему шаблону, то к нему будут автоматом прикрепляться сопровождающие документы, что также автоматически заполняются в соответствии с реквизитами.
Все документы, что находятся в системе, имеют свой индивидуальный штрих-код. Он необходим при потоковом сканировании для автоприкрепления файлов к тем или иным документам, а еще – для оперативного нахождения их учетных карт. Его можно в качестве картинки вставить в электронный документ, или напечатать на листке бумаги, наклейке, сверху на титульной странице документа.
Кроме этого, конфигурация позволяет распечатывать регистрационные штампы, где указывается такая информация как: наименование компании, дата ее регистрации и регистрационный номер, а также штрих-код.
Контроль входящей/исходящей документации
Посредством 1С:Підприємство та BAS Документообіг КОРП легко фиксировать и регистрировать любую корреспонденцию, которая автоматом получает регистрационные номера. Весь процесс регистрации проходит по госстандартам и инструкциям, что применяются в украинском делопроизводстве, и заключается в:
-
фиксации документации, присвоение ей штрих-кода и регистрационного штампа;
-
авторассмотрении и взятии на контроль;
-
уведомлении исполнителей;
-
контроле определенных дат выполнения;
-
создании и закрытии дел с помещением в архив на хранение или удалением;
-
создании отчетности по поступившей, выполненной и просроченной документации.
Рассматриваемое программное решение также может фиксировать, регистрировать и обрабатывать обращения граждан. При этом, будут фиксироваться повторы и перенаправления в другие организации. Для всего этого есть отдельное рабочее место, где пользователь отслеживает обращения, историю переписки и прочие данные. Чтобы осуществлять контроль и анализировать обращения от граждан, система предоставляет отчеты, в которых виден список обратившихся, динамику их количества, структуру обращений и их выполнение.
В конфигурации ведется учет не только обращений, переадресованных в сторонние государственные или частные компании, но и другой входящей корреспонденции. Принятую входящую переадресованную документацию она тоже отслеживает и проверяет ход ее реализации.
Учет договорной документации
Преимущество BAS Документооборот КОРП в том, что он полностью автоматизирует работу с договорами, что включает в себя:
-
Подготовку и согласование.
-
Управление всей связанной документацией - доп.соглашений, счет-фактур.
-
Отслеживание конечных дат действия договоров и их автопродление.
-
Проверку выполнения финансовых сторон договоров.
-
Контроль возвращения отданной документации.
-
Расторжение договорных соглашений.
Для проведения аналитической работы по договорам можно использовать отчетность, по которой прослеживаются списки всех договоров, что были заключены (с учетом расторгнутых и тех, у которых истекает срок действия), динамика их количества и сумм по ним, смежные документы.
Корпоративная электронная почта в BAS Документообіг
Удобство внутренней электронки заключается в том, что вы можете напрямую отправить из используемого программного продукта нужную документацию, а также осуществлять с ее помощью загрузку внутренней или входящей корреспонденции. Кроме того, e-mail дает возможность: принимать/отправлять утвержденные документы и файлы, что зашифровывались; осуществлять оперативный поиск не только по реквизитам, но и по текстам писем.
Конфигурация 1С:Підприємство и BAS Документооборот КОРП в автоматическом режиме обновляет папку с входящими письмами. Когда есть новая корреспонденция, то на экране компьютера в нижнем углу справа появится всплывающее окно с уведомлением. Она сохраняет историю переписок, что отражается в виде гиперссылок.
У вас под рукой также будет функционал, с помощью которого вы по электронке сможете выполнять те или иные задания. Сделать это достаточно просто: вам нужно будет давать ответы на сообщения, которые автоматом отправляются системой.
Просмотр, редактирование и списки версий документов
Для выполнения определенных действий с документацией, в конфигурации BAS Документооборот есть специальные приложения, что устанавливаются на локальных компьютерах ваших сотрудников. Они позволяют и просматривать, и редактировать документацию. Чтобы начать текущую работу с ней нужен доступ к «рабочему столу», который может настраиваться под пользователя. На нем отображается перечень документов, что редактируются, и перечень невыполненных заданий. Одновременное редактирование одного файла несколькими работниками исключено, ведь есть функция блокировки, которая не разрешает менять документ, который в этот же момент правит кто-то другой.
Измененный документ сохраняется в виде нового и содержит информацию об авторе, времени и дате сохранения. В любой момент есть доступ ко всему перечню версий, из которого можно удалить неактуальные. Кроме того, вы можете сравнить версии и определить их отличия, если файлы сохранены в текстовых форматах.
Программное решение BAS Документооборот КОРП предполагает наличие стандартных единичных или множественных, односторонних или двухсторонних связей между документами, что устанавливаются в автоматическом режиме. Кроме того, есть возможность указать доп.связи и привязать к ним методы использования для тех или иных типов документации.
Стоит сказать, что в карточках к документации предусмотрены резолюции. Их может быть несколько и они ставятся как вручную, так и автоматом при активации бизнес-процесса «рассмотрение». Ставить то или иное заключение могут не только работники вашей компании, но и представители других фирм с определенными должностными полномочиями.
Реализация бизнес-процессов в BAS Документооборот КОРП
Безусловно, пользователи конфигурации имеют возможность совместно работать с документацией. Для этого существуют основные бизнес-процессы, среди которых:
-
Обзор. Автор отправляет документ начальнику и тот, просмотрев его, возвращает с поставленной резолюцией.
-
Реализация. Документ отдается для выполнения работникам, один из которых назначается ответственным за данный процесс.
-
Согласование: последовательное, параллельное, смешанное. Документация передается определенным должностным лицам на ознакомление, после чего возвращается автору.
-
Подтверждение. Документ передают руководителю, который отправляет его автору со своим подтверждением.
-
Регистрирование. Секретарь ставит регистрационный номер на документ, а также печать компании, после чего отправляет контрагенту.
-
Информирование. Документ попадает в рассылку выбранному списку пользователей, чтобы они с ним ознакомились.
-
Задание. Можно поручать сотрудникам те или иные задания и контролировать их выполнение.
-
Работа с входящей документацией: обзор, реализация, запуск в работу.
-
Создание исходящей документации: согласование, подтверждение, регистрирование.
Система 1С:Підприємство та BAS Документообіг дает возможность отправлять задания на выполнение как определенным пользователям, так и тем, кто выполняет какую-то роль. Например, документ должен попасть на ознакомление человеку, который исполняет роль «директора», после этого в автоматическом режиме он направляется пользователю, выполняющему сейчас эту роль – непосредственно директору, либо его заму.
Все бизнес-процессы характеризуются тем, что:
-
их можно включать автоматом по заданному расписанию;
-
их реализация проверяется в зависимости от рабочих графиков сотрудников, которые считаются с точностью до дней, часов и минут;
-
существует соблюдение иерархичного подчинения бизнес-процессов, а также связанных с ними поручений: создавая бизнес-процесс указывается его подчиненность к другому, что видно пользователям с открытыми правами доступа;
-
есть функция настройки маршрутизации бизнес-процессов, для которой существуют определенные шаблоны;
-
их можно приостановить, что ведет за собой временную остановку сопутствующих бизнес-процессов и заданий, что с ними связаны.
Кроме всего этого, у вас будет инструментарий для интегрирования бизнес-процессов, доступных в BAS документооборот КОРП, со сторонними информбазами.
Удобство работы в решении BAS Документооборот
Открывая программу, у вас на мониторе появляется окно, где отображаются текущие дела – уведомления по работе с документацией, мероприятия из рабочего календаря, новые электронные письма, сообщения из форума, а также необходимые для выполнения задания вас, как пользователя, и ваших подчиненных, если вы руководитель. Первые можно видеть во вкладке «Задача мне», а вторые – во вкладке «Задача от меня», что открываются в «Моих задачах». Отдельные задачи можно помечать специальными разноцветными флажками, для удобства их поиска в общем списке.
Разработчики конфигурации BAS Документообіг КОРП сделали все для того, чтобы она была максимально проста и удобна в работе. Так, например, в ней не составит труда найти любой документ. Электронная документация состоит из структурированной информации - реквизитов и смыслового содержания, которые можно использовать, чтобы искать в базе тот или иной документ либо файл. Это означает, что текстовый поиск возможен по заполненным картам документов и по их содержимому, при этом будет учитываться морфология нескольких языков - украинского, русского и английского.
Также программа дает возможность вести учет рабочего времени и контролировать его. Это вам, как начальнику, предоставляет управленческий инструментарий для того, чтобы делать работу сотрудников более эффективной. У вас будут отчеты работников, которые будут формироваться ежедневно и включать в себя проекты, в которых они задействованы, информацию о потраченном времени и выполненных задачах. Таким образом, можно делать выводы о временных затратах в зависимости от вида работы. Также данная функция разрешает контролировать занятость сотрудников и учитывать данную информацию при планировании корпоративных мероприятий и внесения их в общие или персональные календари. Кроме этого, при создании календаря можно использовать и другие инструменты программного решения, например, задачи, документацию, электронные письма.
Возможность обмена данными с другими программами
Преимуществом BAS Документооборот КОРП в том, что есть возможность обмена данными с типовыми конфигурациями 1С:Підприємство. Бесшовная интеграция и синхронизация возможна с BAS ERP, BAS Управление торговлей для Украины редакции 3.2, BAS Управление холдингом. Простая синхронизация данных может быть так же с Управління невеликою фірмою редакции 1.6 и Управління виробничим підприємством для України редакции 1.3.
Кроме этого, вы можете работать, выбрав режим распределенной информационной базы. Плюс ко всему, предусмотрено хранение документов не только в информбазе, а и на диске. Еще одно преимущество программного решения в том, что оно может использоваться сторонними системами в качестве «библиотеки», где можно взять тот или иной файл, что позволит:
-
освободить место в вашей информбазе;
-
хранить неструктурированные данные вашей компании в надежном месте;
-
прикреплять вложения к документам вашей информбазы;
-
произвести интеграцию документации из вашей информазы в документооборот компании;
-
создать одно хранилище для файлов из разных информбаз.
В данном случае, взаимодействие разных программных продуктов происходит через web-сервисы.
Купив BAS Документооборот КОРП, вы можете для любой бюджетной, производственной, торговой или финансовой организации. Программа поможет не только организовать электронный документооборот вашего предприятия, но и автоматизировать управление основных бизнес-процессов. С помощью данной многофункциональной системы вы будете легко ставить задачи своим сотрудникам, проверять ход их выполнения и анализировать эффективность работы. Плюс, в компании упроститься методика взаимодействия сотрудников, которые задействованы в разных отделах – кадровом, финансовом, экономическом и т.д.
Для уточнения интересующих вопросов, которые касаются данной программы, вы можете обращаться к нам по телефонам, указанным на сайте, или писать на электронную почту.
Свяжитесь с нами
Если вы хотите получить больше информации, заполните эту форму. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.