Уроки BAS: Использование ордерной схемы

Использование ордерной схемы

Сегодня мы расскажем об использовании ордерной схемы на примере конфигурации BAS Управління торгівлею

Ордерная схема представляет оформление движения товаров в несколько этапов. Ордерная схема может использоваться в документах "Поступление товаров и услуг", "Реализация товаров и услуг", "Возврат товаров и услуг от покупателя", "Возврат товаров и услуг поставщику",  "Перемещение товаров".

Используя ордерную схему каждые документы создают свои регистры, которые отвечают отдельно за отражение взаиморасчетов и отдельно товарный учет.

Ордерная схема документооборота включается в настройках справочника Склады и магазины, может включаться только в момент создания склада до первых движений документов.

Поступление товаров и услуг / Реализация товаров и услуг / Возврат товаров и услуг от покупателя / Возврат товаров и услуг поставщику

Используют в тех случаях, когда товар поступил/огтружен со склада, но еще нет сопроводительных финансовых документов. Либо наоборот, документы уже оформлены менеджером закупки/продаж, а товар на склад еще не доехал. Так же эта схема используется когда за каждый участок отвечает отдельный сотрудник (финансовое оформление документов и складской учет).

Какие документы используются

- Приходный ордер на товары (вид операции От поставщика) - в случае поступления товара на склад. Кладовщик оформляет пришедший товар на склад, при чем он может оформлять поступление товара без цен и даже без указания поставщика. После проведения документа, создаются движения по регистрам "Партии товаров на складах", "Товары к получению на складах", "Товары на складах". То есть товар оприходуется на склад, и может теперь продаваться/перемещаться.

- Поступление товара на склад- экономист/менеджер по закупкам/либо другой сотрудник, отвечающий за финансовое оформление документов, создает на основании созданного ранее документа "Приходный ордер на товары". При чем в документе Поступление товаров и услуг будет вместо поле "Склад"  поле "По ордеру" где будет указан ордер на основании которого создан документ. И в журнале документов "Поступления товаров и услуг" в колонке Вид поступления будет указано "По ордеру". После проведения документа, создаются движения по регистрам "Взаиморасчеты", "Партии товаров на складах", "Товары к получению на складах". То есть по контрагенту указанному в документе теперь можно посмотреть отчет по взаиморасчетам. Если товар в документе "Приходный ордер на товары" отличается с товаром, указанным в документе "Поступление товара и услуг", то документ просто не проведется и выдаст соответствующее Служебное сообщение.

То же самое касается документов "Реализация товаров и услуг", только будут использоваться документы "Расходный ордер на товары" (вид операции "Расход по накладной") и "Реализация товаров и услуг". ВАЖНО!!! Если в настройках учета стоит галочка "Списывать партии расходным ордером", то документ "Расходный ордер на товары" будет списывать партии товаров. Если галочка не установлена, то списывать товар будет документ Реализация товаров и услуг, т.е. создается движение по регистру Партии товаров на складах.

Так же ордерная схема может использоваться и при возврате товара поставщику, в этом случае используются документы Расходный ордер на товары (вид операции "Возврат поставщику"), "Возврат товаров и услуг поставщику". И при возврате от покупателя, тогда используются документы "Приходный ордер на товары" (вид операции "От покупателя") и "Возврат товаров и услуг от покупателя". 

Перемещение товаров.

При перемещении товаров между складами, чаще всего каждый кладовщик отвечает сам за свой склад, поэтому очень важно использовать ордерную схему для перемещения, особенно когда бывают случаи при доставки потери/воровства.

Какие документы используются

- Перемещения товаров (видом операции "По ордеру"). Этот документ чаще всего создается ответственным лицом склада-отправителя. Иногда бывают ситуации, что документ может создать ответственное лицо склада-получателя, то есть использовать как заявку для оформления заказа на перемещения (для этого необходимо иметь достаточные права). При проведении документа создается движение только по регистру "Товары к передаче со складов", и товар не списывается и не оприходуется на выбранных складах.

- Расходный ордер на товары (вид операции Перемещение) - создается на основании Перемещения товаров по ордеру ответственным лицом склада-отправителя. В момент проведения создаются движения по регистрам "Товары к передаче со складов", "Товары к получению на склады", "Товары на складах" либо "Товары в рознице" если склад-отправитель является розничным складом. Этот документ списывает со склада-отправителя товар только по регистру Товары на складах или Товары в рознице. Партийный учет по нему не оформляется, пока не закончена вся цепочка документов.

- Приходный ордер на товары (вид операции Перемещение) -  создается на основании Перемещения товаров по ордеру ответственным лицом склада-получателя. В момент проведения создаются движения по регистрам "Партии товаров на складах", "Товары к получению на склады","Товары на складах" либо "Товары в рознице" если склад-отправитель является розничным складом. Это конечный документ во всей цепочке, он завершает весь этап перемещения товара, и именно он создает движение по регистру "Партии товаров на складах".

ВАЖНО!!! Установленная галочка в настройках параметра учета «Списывать партии расходным ордером» не влияет на документ  «Расходный ордер на товары» с видом операции "Перемещение". Создание движения по регистру "Партия товаров на складах" происходит только после проведения документа Приходный ордер на товары, т.е в момент оформления поступления товара на склад.

Отчеты

Отчеты-Запасы (склад) - Анализ доступности товарах на складах.

Колонка "К получению" - если по ней висит кол-во товара, значит по нему оформлен документ "Приходный ордер на товары (от поставщика)", но еще не оформлены финансовые документ (то есть документ "Поступление товаров и услуг"). Так же в эту колонку попадет товар по которому были оформлены документы "Перемещения товаров (по ордеру" и "Расходный ордер на товары", но не оформлен "Приходный ордер на товары". Это колонка берется из регистра "Товары к получению на складах".

Колонка "К передаче" - если в этой колонке указан товар, значит, по нему был создан документ "Реализация товаров и услуг" ("Возврат товаров поставщику"), но не оформлено по складу "Расходный ордер на товары (от покупателя)". Так же сюда попадает тот товар по которому был создан документы "Перемещения товаров (по ордеру)", но не созданы "Расходный ордер на товары (перемещение)" и "Приходный ордер на товары (перемещение)". Это колонка берется из регистра "Товары к передаче со складов"

Отчеты - Запасы (склад) - Ведомость по товарам к получению

Сформировав этот отчет можно узнать по всем ли документам сформированы приходные ордера на товары. Если колонки Приход и Расход равны и конечный остаток 0, то все документы оформлены. Если висит остаток, то значит по какому то документу не оформлен "Приходный ордер на товары (перемещение)" (а бывают случаи, что и "Расходный ордер на товары"). Для исправления ошибки необходимо сделать в настройках на закладке Группировка : Склад, Номенклатура, Документ движения (регистратор).

Таким образом, сформировав эти отчеты, можно обнаружить отсутствие необходимых документов, а так же расхождения по количеству при перемещениях со склада на склад.

На этом все, надеемся наш урок был для вас полезен, оставляйте свои комментарии на нашей страничке в ФБ.

Спасибо за внимание!

С другими полезными темами вы можете ознакомиться в нашей базе знаний

Если Вы еще не приобрели эту программу, у Вас есть отличная возможность это сделать в нашем магазине

Кроме этого, мы предоставляем услуги сопровождение BAS. 

Также Вы можете ознакомиться с нашими модулями

Также, наша компания проводит обучение по курсам:

• Авторские курсы BAS
• Онлайн курсы BAS

 Обучение проводится в вечернее время, что позволит вам не отрываться от работы или обучения, практикующим программистом нашей компании.

Если у вас остались вопросы, Вы всегда можете обратиться к нашим аналитикам по телефонам:
(093) 090-70-20
(095) 090-70-20
(068) 090-70-20