Уроки в BAS: Використання ордерної схеми

Використання ордерної схеми

Сьогодні ми розповімо про використання ордерної схеми на прикладі конфігурації BAS Управління торгівлею

Ордерна схема являє оформлення руху товарів в кілька етапів. Ордерна схема може використовуватися в документах "Надходження товарів і послуг", "Реалізація товарів і послуг", "Повернення товарів і послуг від покупця", "Повернення товарів і послуг постачальнику", "Переміщення товарів".

Використовуючи ордерну схему кожні документи створюють свої регістри, які відповідають окремо за відображення взаєморозрахунків і окремо товарний облік.

Ордерна схема документообігу включається в налаштуваннях довідника Склади та магазини, може включатися тільки в момент створення складу перших рухів документів.

Надходження товарів і послуг / Реалізація товарів і послуг / Повернення товарів і послуг від покупця / Повернення товарів і послуг постачальнику

Використовують в тих випадках, коли товар надійшов / огтружен зі складу, але ще немає супровідних фінансових документів. Або навпаки, документи вже оформлені менеджером закупівлі / продажу, а товар на склад ще не доїхав. Так само ця схема використовується коли за кожну ділянку відповідає окремий співробітник (фінансове оформлення документів і складський облік).

Які документи використовуються

- Прибутковий ордер на товари (вид операції Від постачальника) - в разі надходження товару на склад. Комірник оформляє прийшов товар на склад, до чого він може оформляти надходження товару без цін і навіть без вказівки постачальника. Після проведення документа, створюються руху по регістрах "Партії товарів на складах", "Товари до отримання на складах", "Товари на складах". Тобто товар оприбутковується на склад, і може тепер продаватися / переміщатися.

- Надходження товару на склад-економіст / менеджер по закупкам / або інший співробітник, який відповідає за фінансове оформлення документів, створює на підставі створеного раніше документа "Прибутковий ордер на товари". При чому в документі Надходження товарів і послуг буде замість поле "Склад" поле "По ордеру" де буде вказано ордер на підставі якого створено документ. І в журналі документів "Надходження товарів і послуг" в колонці Вид надходження буде вказано "За ордеру". Після проведення документа, створюються руху по регістрах "Взаєморозрахунки", "Партії товарів на складах", "Товари до отримання на складах". Тобто по контрагенту вказаною в документі тепер можна подивитися звіт по взаєморозрахунках. Якщо товар в документі "Прибутковий ордер на товари" відрізняється з товаром, вказаним в документі "Надходження товару і послуг", то документ просто не проведеться і видасть відповідне Службове повідомлення.

Те ж саме стосується документів "Реалізація товарів і послуг", тільки будуть використовуватися документи "Видатковий ордер на товари" (вид операції "Витрата по накладній") і "Реалізація товарів і послуг". ВАЖЛИВО !!! Якщо в налаштуваннях обліку стоїть галочка "Списувати партії видатковим ордером", то документ "Видатковий ордер на товари" буде списувати партії товарів. Якщо галочка не встановлена, то списувати товар буде документ Реалізація товарів і послуг, тобто створюється рух по регістру Партії товарів на складах.

Так само ордерна схема може використовуватися і при поверненні товару постачальнику, в цьому випадку використовуються документи Видатковий ордер на товари (вид операції "Повернення постачальнику"), "Повернення товарів і послуг постачальнику". І при поверненні від покупця, тоді використовуються документи "Прибутковий ордер на товари" (вид операції "Від покупця") і "Повернення товарів і послуг від покупця".

Переміщення товарів.

При переміщенні товарів між складами, найчастіше кожен комірник відповідає сам за свій склад, тому дуже важливо використовувати ордерну схему для переміщення, особливо коли бувають випадки при доставки втрати / крадіжки.

Які документи використовуються

- Переміщення товарів (видом операції "По ордеру"). Цей документ найчастіше створюється відповідальною особою складу-відправника. Іноді бувають ситуації, що документ може створити відповідальна особа складу-одержувача, тобто використовувати як заявку для оформлення замовлення на переміщення (для цього необхідно мати достатні права). При проведенні документа створюється рух тільки по регістру "Товари до передачі зі складів", і товар не списується і не оприбутковується на обраних складах.

- Видатковий  ордер на товари (вид операції Переміщення) - створюється на підставі Переміщення товарів за ордером відповідальною особою складу-відправника. У момент проведення створюються руху по регістрах "Товари до передачі зі складів", "Товари до отримання на склади", "Товари на складах" або "Товари в роздрібній торгівлі" якщо склад-відправник є роздрібним складом. Цей документ списує зі складу-відправника товар тільки по регістру Товари на складах або Товари в роздробі. Партійний облік по ньому не оформляється, поки не закінчена весь ланцюжок документів.

- Прибутковий ордер на товари (вид операції Переміщення) - створюється на підставі Переміщення товарів за ордером відповідальною особою складу-одержувача. У момент проведення створюються руху по регістрах "Партії товарів на складах", "Товари до отримання на склади", "Товари на складах" або "Товари в роздрібній торгівлі" якщо склад-відправник є роздрібним складом. Це кінцевий документ у всьому ланцюжку, він завершує весь етап переміщення товару, і саме він створює рух по регістру "Партії товарів на складах".

ВАЖЛИВО !!! Встановлена ​​галочка в налаштуваннях параметра обліку «Списувати партії видатковим ордером» не впливає на документ «Видатковий ордер на товари» з видом операції "Переміщення". Створення руху по регістру "Партія товарів на складах" відбувається тільки після проведення документа Прибутковий ордер на товари, тобто в момент оформлення надходження товару на склад.

Звіти

Звіти-Запаси (склад) - Аналіз доступності товари на складах.

Колонка "До отримання" - якщо по ній висить кількість товару, значить по ньому оформлений документ "Прибутковий ордер на товари (від постачальника)", але ще не оформлені фінансові документ (тобто документ "Надходження товарів і послуг"). Так само в цю колонку потрапить товар за яким були оформлені документи "Переміщення товарів (за ордером" і "Витратний ордер на товари", але не оформлений "Прибутковий ордер на товари". Це колонка береться з регістра "Товари до отримання на складах".

Колонка "До передачі" - якщо в цій колонці вказано товар, значить, у ній був створений документ "Реалізація товарів і послуг" ("Повернення товарів постачальнику"), але не оформлено по складу "Видатковий ордер на товари (від покупця)". Так само сюди потрапляє той товар за яким був створений документи "Переміщення товарів (за ордером)", але не створені "Видатковий ордер на товари (переміщення)" і "Прибутковий ордер на товари (переміщення)". Це колонка береться з регістра "Товари до передачі зі складів"

Звіти - Запаси (склад) - Відомість по товарах до отримання

Сформувавши цей звіт можна дізнатися по всім документам сформовані прибуткові ордера на товари. Якщо колонки Прихід і Витрата рівні і кінцевий залишок 0, то всі документи оформлені. Якщо висить залишок, то значить по якому те документу не оформлений "Прибутковий ордер на товари (переміщення)" (а бувають випадки, що і "Витратний ордер на товари"). Для виправлення помилки необхідно зробити в налаштуваннях на закладці Угруповання: Склад, Номенклатура, Документ руху (реєстратор).

Таким чином, сформувавши ці звіти, можна виявити відсутність необхідних документів, а так само розбіжності за кількістю при переміщеннях зі складу на склад.

На цьому все, сподіваємося наш урок був для вас корисний, залишайте свої коментарі на нашій сторінці в ФБ.

Дякую за увагу!

З іншими корисними темами ви можете ознайомитися в нашій базі знань

Якщо Ви ще не придбали цю програму, у Вас є чудова можливість це зробити в нашому магазині

Крім цього, ми надаємо послуги супроводу BAS. 

Також Ви можете ознайомитися з нашими модулями для програми BAS

Також, наша компанія проводить навчання за курсами:

• Авторські курси BAS
• Онлайн курси BAS

Навчання проводиться у вечірній час, що дозволить вам не відриватися від роботи або навчання, практикуючим програмістом нашої компанії.

Якщо у вас залишилися питання, Ви завжди можете звернутися до наших аналітиків за телефонами:
(093) 090-70-20
(095) 090-70-20
(068) 090-70-20